MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
- Hỗ trợ Tổng giám đốc trong hoạt động nội bộ, đảm bảo thông tin hiệu quả, chính xác và liên tục giữa Tổng giám đốc và các đơn vị nội bộ.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ:
Hỗ trợ các công việc hàng ngày của Tổng Giám đốc:
- Tổ chức các cuộc họp (bao gồm: sắp xếp, tham gia, chuẩn bị tài liệu, thư ký cuộc họp...) nhanh chóng, hiệu quả:
Đảm bảo các cuộc họp được diễn ra thành công, thông tin được lưu thông hiệu quả. Các biên bản/kết luận cuộc họp nhanh chóng, chính xác.
- Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận thực hiện công việc, báo cáo đầy đủ: Đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và đạt hiệu quả cao.
- Rà soát các văn bản trình ký từ các phòng ban đơn vị trước khi trình Tổng Giám đốc ký: Đảm bảo tất cả văn bản trước khi trình TGĐ đã đầy đủ thông tin và tuân thủ các quy định của Công ty.
- Sắp xếp lịch trình làm việc của Tổng Giám đốc khoa học, hiệu quả: Đảm bảo lịch trình của TGĐ được sắp xếp phù hợp và đạt hiệu quả cao.
- Soạn thảo, chuẩn bị và kiểm tra các tài liệu, báo cáo cần thiết cho các cuộc họp hoặc các quyết định quan trọng: Đảm bảo tài liệu cung cấp đủ, chính xác, số liệu tin cậy.
Quản lý thông tin và giao tiếp nội bộ:
- Theo dõi và phản hồi các thông tin từ các phòng ban để báo cáo lại cho Tổng Giám đốc: Đảm bảo các thông tin được phản ánh kịp thời.
- Đảm bảo thông tin từ Tổng Giám đốc được truyền đạt chính xác và kịp thời đến các phòng ban liên quan: Các văn bản truyền đạt thông tin (biên bản làm việc, email, tin nhắn, nhóm làm việc…) đầy đủ và gửi đúng người.
Giám sát và đánh giá kế hoạch công việc:
- Tổng hợp, đánh giá kế hoạch công việc của các phòng ban đơn vị thông qua báo cáo tuần, tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất: Tổng hợp đầy đủ, kịp thời và đưa ra các phân tích, đánh giá để tham mưu cho TGĐ trong các quyết định.
- Giám sát đánh giá hiệu quả công việc của các phòng ban đơn vị theo các chỉ đạo của Tổng Giám đốc: Đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả.
Quản lý tài liệu và hồ sơ nội bộ:
+ Đảm bảo tài liệu luôn sẵn có và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
+ Quản lý và lưu trữ các tài liệu, hồ sơ nội bộ của công ty một cách khoa học và an toàn.
Đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
Cập nhật, tóm lược thông tin về các văn bản pháp luật mới, tình hình báo chí về xu hướng thị trường, ngành liên quan đến hoạt động của công ty cho Tổng giám đốc.
- Đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác và kịp thời giúp Ban TGĐ có những quyết định phù hợp.
Lập các báo cáo công việc gửi lên Tổng Giám đốc.
- Đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
- Chính xác và kịp thời.
