VAI TRÒ:
- Đảm bảo các hoạt động của Văn phòng Tổng Công ty ổn định và hiệu quả.
- Trợ giúp Chủ Tịch thực hiện công việc.
- Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo của Chủ Tịch tới các cấp Quản lý trong Công ty.
- Là cầu nối giữa Chủ Tịch với các thành viên trong Ban Giám đốc cũng như Quản lý các cấp.
TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:
- Liên hệ với các khách hàng, đối tác, các thành viên trong Ban Giám Đốc và sắp xếp hợp lý lịch làm việc, lịch họp hằng ngày của Chủ Tịch.
- Chuẩn bị hoàn chỉnh cho các chuyến công tác của Chủ Tịch và các chuyến công tác của khách hàng, đối tác đến công ty làm việc với Chủ Tịch (liên hệ thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn, xe đứa rước, đặt phòng họp, hồ sơ, chứng từ, nội dung làm việc ….).
- Tiếp nhận, truyền đạt ý kiến / chỉ đạo của Chủ Tịch cho các cá nhân, phòng ban liên quan và theo dõi, đốc thúc, kiểm tra công việc của các phòng ban liên quan theo nội dung đã truyền đạt.
- Nhận biết và báo cáo Chủ Tịch các điểm không phù hợp được ghi nhận trong quá trinh thực hiện công việc phụ trách của các khối, của công ty kèm thêm đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngăn ngừa các vấn đề này.
- Thu thập, cập nhật, phân tích, tóm lược thông tin về các tình hình pháp luật mới, thông tin báo chí, kiến thức quản lý hiện đại trong các ngành nghề mà Công ty đang hoạt động cho Chủ Tịch.
- Đề xuất giải pháp thực hiện và giúp việc cho Chủ Tịch trong các quan hệ đối nội, đối ngoại;
- Các công việc trợ lý hành chính
- Hỗ trợ Chủ Tịch theo dõi và làm việc với các Bộ phận trong Công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các chỉ đạo của Chủ Tịch tới các cấp Quản lý trong Công ty.
- Chủ động phối hợp với các phòng ban đề xuất với Chủ Tịch về việc tham gia các chương trình nghị sự, hội nghị, các khóa đào tạo kỹ năng, kiến thức cấp CEO, các giải thưởng trong nước về các ngành nghề mà Công ty đang hoặc sẽ tham gia hoạt động.
- Kịp thời thông báo cho Chủ Tịch tham dự các cuộc họp bên ngoài cũng như họp nội bộ.
- Thay mặt Chủ Tịch tham dự các cuộc họp trong và ngoài công ty khi có chỉ đạo từ Chủ Tịch
- Chuẩn bị, tham dự các cuộc họp trong và ngoài Công ty theo yêu cầu của Chủ Tịch (thông dịch Tiếng Anh /tiếng Trung cho Chủ Tịch trong các cuộc họp với đối tác nước ngoài).
- Tiếp nhận thông tin từ các phòng ban, ghi chú và báo cáo lại những công việc phát sinh và gửi đến CHỦ TỊCH để xin ý kiến chỉ đạo.
- Theo dõi các thời hạn Passport, Visa của Chủ Tịch và đề nghị pháp chế gia hạn khi cần thiết.
- Tham gia cùng Chủ Tịch trong công tác đối nội/ đối ngoại, các buổi gặp gỡ, giao thương.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Chủ Tịch.
- Đi công tác khi có yêu cầu.
