Công tác tổ chức hoạt động của Ban quản lý Tòa nhà (BQL):
- Phối hợp cùng Phòng Hành chính Nhân sự thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả/ năng lực, khen thưởng, kỷ luật.
- Trực tiếp quản lý đội ngũ nhân sự của BQL trong hoạt động hàng ngày;
- Là đầu mối tiếp nhận thông tin, nắm bắt yêu cầu của Chủ đầu tư đối với dự án để triển khai công việc trong phạm vi quy định của Hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tư;
- Tổ chức tiếp nhận bàn giao Tòa nhà/ một phần Tòa nhà từ Chủ đầu tư;
- Tùy vào tính chất của Dự án, thiết lập bộ máy máy nhân sự của BQL; thiết lập hệ thống các nguyên tắc/ quy trình/ hướng dẫn phối hợp, xử lý công việc giữa các bộ phận của BQL theo tiêu chuẩn chất lượng đang được áp dụng tại Công ty;
Công tác vận hành Tòa nhà (bao gồm cả Quản lý hoạt động và Vận hành hệ thống kỹ thuật)
- Duy trì trì hệ thống thông tin liên lạc giữa khách hàng, Ban lãnh đạo Công ty, Chủ đầu tư và nội bộ BQL được liên tục, dễ dàng truyền đạt/ trao đổi/ thảo luận nhằm đưa ra được phương thức xử lý các vấn đề một cách tối ưu;
- Chủ trì giải quyết các vấn đề phát sinh (trong hoạt động hàng ngày) với khách hàng.
- Chỉ đạo giám sát và theo dõi hoạt động của các nhà thầu phụ;
- Xem xét và trình đề xuất đến lãnh đạo và chỉ đạo giám sát công việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ thuê ngoài của BQL nhằm phục vụ cho công tác vận hành và quản lý tòa nhà;
- Chủ trì các cuộc họp giữa các bộ phận trong BQL;
- Triển khai và giám sát công tác thực hiện các quy định của Pháp luật (áp dụng đối với Nhà cao tầng) liên quan đến các lĩnh vực an ninh, an toàn lao động, trật tự xã hội, phòng chống cháy nổ, môi trường v.v … đảm bảo cho Tòa nhà được vận hành và quản lý an toàn, hiệu quả;
- Chỉ đạo và giám sát kết quả công việc của Bộ phận văn phòng Tòa nhà;
- Chỉ đạo và giám sát kết quả công việc của Bộ phận kỹ thuật Tòa nhà;
- Nhận diện rủi ro và đề xuất các giải pháp giảm thiểu thiệt hại khi có rủi ro xảy ra;
- Chủ trì làm việc với các cơ quan hữu quan (Chính quyền địa phương, Cơ quan công an, Sở tài nguyên môi trường…) trong các vấn đề liên quan đến hoạt động của Tòa nhà;
- Đề xuất để xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty đối với các vấn đề phát sinh (nếu có) trong quá trình vận hành và quản lý Tòa nhà.
- Chỉ đạo và giám sát kết quả công việc của Bộ phận hoạt động Tòa nhà;
Công tác kinh doanh:
- Chủ trì công tác lập và tổ chức thực hiện kế hoạch ngân sách cho hoạt động tòa nhà;
- Chỉ đạo bộ phận sales & marketing của BQL trong công tác tìm kiếm khách hàng (cho thuê diện tích, cho thuê vị trí…), phối hợp các bên liên quan ký kết hợp đồng và triển khai thực hiện hợp đồng;
- Trực tiếp chỉ đạo triển khai các hoạt động, chương trình chăm sóc khách hàng bao gồm cả Chủ đầu tư tòa nhà và khách thuê;
- Trên cơ sở tình hình thực tế, đề xuất các phương án kinh doanh, các nội dung điều chỉnh hợp đồng với Chủ đầu tư/ khách hàng;
- Tìm kiếm và đề xuất các cơ hội hợp tác kinh doanh với đối tác tiềm năng;
- Đề xuất và chủ trì triển khai các chương trình, hoạt động chăm sóc khách hàng đến Lãnh đạo Công ty;
- Theo dõi chặt chẽ tình hình sử dụng chi phí để kịp thời có những đề xuất điều chỉnh phù, tránh gây ảnh hưởng đến chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận chung của Công ty.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan trong công tác theo dõi, thống kê, báo cáo số liệu kinh doanh;
