Thư Ký Tổng Giám Đốc

Tiếp nhận, phân loại và cập nhật thông tin

- Tiếp nhận các thông tin cập nhật từ các phòng ban, chủ quản,...
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ trước khi trình ký.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, đề xuất, báo cáo trình TGĐ.
- Kiểm tra, xác minh thông tin
- Phân loại theo mức độ ưu tiên (khẩn – quan trọng – theo dõi).
- Tóm tắt nội dung chính để TGĐ nắm nhanh.
- Ghi nhận chỉ đạo của TGĐ
- Báo cáo cho TGĐ các thông tin ghi nhận và xác minh

Thư ký cuộc họp

- Cập nhật bảng kê theo dõi công việc được thống nhất trong các cuộc họp
- Ghi chép và phát hành biên bản họp
- Chuẩn bị, kiểm tra và rà soát các tài liệu, nội dung,… cần thiết cho buổi họp
- Tham gia các cuộc họp theo yêu cầu TGĐ

Theo dõi & kiểm soát chỉ đạo TGĐ

- Theo dõi deadline từng phòng ban.
- Đôn đốc, hỗ trợ các phòng ban xử lý công việc
- Tiếp nhận, ghi chú và truyền đạt thông tin chỉ đạo của TGĐ
- Cập nhật, quản lý bảng kê công việc TGĐ giao.
- Báo cáo tình trạng hoàn thành (Đúng hạn / Trễ / Rủi ro).

Tổng hợp báo cáo

- Tổng hợp báo cáo định kỳ từ các phòng ban.
- Trình bày nội dung báo cáo cho TGĐ
- Chuẩn hóa báo cáo theo yêu cầu

Xây dựng hồ sơ, tài liệu & kiểm soát tuân thủ

- Chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu TGĐ
- Xây dựng quy trình, quy định theo yêu cầu TGĐ
- Cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu thời gian xử lý
- Kiểm soát tính tuân thủ quy định nội bộ.
- Xây dựng tài liệu đối ngoại: hồ sơ năng lực, hồ sơ đầu tư, thỏa thuận,…

Quản lý chi phí

- Giải trình thực hiện dự chi
- Lập và theo dõi ngân sách VP TGĐ
- Báo cáo chi phí định kỳ cho TGĐ, kịp thời nhắc nhở các khoản chi phí cận hạn mức, chưa hợp lý

Đối ngoại

- Nhắc nhở các dịp đặc biệt (ngày sinh, ngày thành lập,…) để TGĐ chúc mừng
- Tháp tùng TGĐ các buổi đổi ngoại theo yêu cầu
- Quản lý, theo dõi danh sách đối tác, khách hàng chiến lược của TGĐ

Chuẩn bị các chuyến công tác TGĐ

- Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, phương tiện đưa đón,...
- Quản lý chi phí công tác.
- Chuẩn bị lịch trình chi tiết.

Quản lý nội dung truyền thông và hình ảnh cho TGĐ

- Chuẩn bị thư chúc mừng, thư chúc Tết cho các dịp quan trọng
- Chuẩn bị các nội dung phát biểu của TGĐ cho các sự kiện quan trọng: họp cổ đông, họp nội bộ, tất niên, ….
- Nhắc nhở, chuẩn bị cho TGĐ xuất hiện ở các sự kiện quan trọng để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp

Lưu trữ hồ sơ

- Lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ cá nhân của TGĐ
- Lưu trữ, quản lý các hồ sơ quan trọng của công ty và của TGĐ
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc: biên bản, văn bản soạn thảo, quy trình,…

Khác

- Tham gia hỗ trợ dịch thuật tài liệu, hồ sơ kỹ thuật khi cần.- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Lãnh đạo phân công.

Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký lãnh đạo
Có thể đi công tác (ngắn ngày)
Tư duy logic, nhạy bén, làm việc độc lập
Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc hợp lý, khoa học
Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Luật, Kinh tế, Marketing, Tài chính hoặc các chuyên ngành có liên quan.
Ngoại ngữ: Tiếng Anh hoặc Tiếng Hoa giao tiếp
Kỹ năng soạn thảo văn bản, xử lý hồ sơ hành chính tốt
Chịu được áp lực công việc cao
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint), ưu tiên ứng viên hiểu biết về các phần mềm thiết kế (Canva, Photoshop)
Kỹ năng ngoại giao, giao tiếp tốt.
Nữ, Ngoại hình ưa nhìn, chiều cao từ 1m6 trở lên, độ tuổi 26- 35

Thưởng tháng 13, thưởng Lễ, Tết, thưởng công đoàn
Lương, thưởng cạnh tranh
Review đánh giá xét điều chỉnh lương hàng năm
Được hỗ trợ tham gia bảo hiểm nhân thọ MB ageas cho nhân viên gắn bó
Được đào tạo về tư duy quản trị và định hướng trở thành người quản lý các đơn vị con trong tương lai
Được hoàn toàn bộ ngày phép năm chưa sử dụng bằng tiền mặt

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-03-15 19:15:02