Thư Ký Phòng Dự Án

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Thực hiện các công tác hành chính, báo cáo nội bộ, tổng hợp thông tin và quản lý hồ sơ để đảm bảo các hoạt động tại công trình và văn phòng diễn ra thông suốt, đúng kế hoạch và đúng quy trình.
NHIỆM VỤ CHÍNH
Công tác hành chính – văn thư dự án (30%)
• Soạn thảo, rà soát các văn bản: thông báo, tờ trình, biên bản họp, báo cáo tiến độ, hồ sơ phê duyệt trong quá trình thực hiện Dự án/hợp đồng.
• Duy trì hệ thống hồ sơ dự án khoa học, đầy đủ, dễ tra cứu.
• Tiếp nhận, phân phối, phát hành và lưu trữ công văn, tài liệu, hợp đồng, biên bản theo đúng quy định.
Công tác điều phối dự án (30%)
• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng và gửi cho lãnh đạo dự án.
• Cập nhật và theo dõi tiến độ theo kế hoạch; nhắc việc cho các thành viên dự án.
• Chuẩn bị nội dung họp, ghi biên bản họp, theo dõi các đầu mục hành động (action items).
Quản lý hồ sơ và quy trình dự án (15%)
• Tiếp nhận và quản lý hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ quản lý thay đổi, tài liệu nghiệm thu/phê duyệt (nếu có).
• Cập nhật bản vẽ, tài liệu theo phiên bản mới (version control).
• Kiểm tra tính đầy đủ của tài liệu trước khi trình duyệt.
Công tác tài chính – mua sắm (10%)
• Chuẩn bị đề nghị mua sắm, theo dõi tiến độ xử lý và phối hợp với phòng kế toán/vật tư.
• Theo dõi ngân sách dự án, chi phí thực tế và tổng hợp báo cáo chi phí đơn giản.
• Hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, chứng từ thanh toán nội bộ.
Công tác nhân sự – hậu cần dự án (5%)
• Chuẩn bị hậu cần cho hội thảo, workshop, đào tạo, nghiệm thu hoặc sự kiện dự án.
• Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác cho quản lý dự án.
• Hỗ trợ điều phối nhân sự tham gia các hoạt động dự án.
Giao tiếp – đối ngoại (10%)
• Tiếp nhận và xử lý thông tin đến từ các bên tham gia dự án.
• Là đầu mối liên lạc giữa dự án và các phòng ban liên quan.
• Hỗ trợ liên hệ với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp khi được giao.

Trình độ
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Kinh tế, Môi trường, Xây dựng
• Kiến thức về quản lý dự án là lợi thế.
• Giới tính: NỮ, có ngoại hình ưa nhìn là một lợi thế
• Am hiểu ngành môi trường, xây dựng...
Kinh nghiệm
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hỗ trợ nhiều dự án cùng lúc.
• 1–3 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký/ hành chính dự án/ PMO hoặc công việc tương đương.
Kỹ năng
• Khả năng tổ chức công việc, quản lý hồ sơ và thời gian hiệu quả.
• Thành thạo bộ Office: Word, Excel, PowerPoint.
• Kỹ năng giao tiếp và viết báo cáo tốt.
• Kỹ năng xử lý tình huống, làm việc độc lập và theo nhóm.
Phẩm chất
• Cẩn thận, trách nhiệm, chủ động.
• Bảo mật thông tin tốt.
• Tinh thần hợp tác và sẵn sàng hỗ trợ nhóm.

• Team building, du lịch hằng năm
• Mức lương: thỏa thuận
• Thưởng theo chỉ tiêu doanh thu hàng năm
• 12 ngày phép năm theo quy định
• Lương tháng 13, thưởng lễ- tết, BHXH, BHTN theo luật
• Xét tăng lương hàng năm
• Môi trường trẻ năng động.

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-12-30 06:55:03