Thư Ký Dự Án

Quản trị hồ sơ dự án

Đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng phục vụ cho các giai đoạn triển khai, nghiệm thu và thanh toán.
Thiết lập và quản lý đầy đủ bộ hồ sơ dự án: hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản, checklist theo quy định.
Lưu trữ và quản lý bản vẽ 2D/3D, tài liệu kỹ thuật theo đúng phiên bản, cấu trúc thư mục và quy chuẩn đặt tên.

Theo dõi tiến độ & điều phối công việc

Chủ động nhắc việc các bên liên quan nhằm đảm bảo tiến độ cam kết.
Cập nhật timeline dự án và theo dõi các mốc quan trọng: duyệt vật liệu, đặt hàng, giao hàng, thi công, nghiệm thu.
Điều phối lịch khảo sát, đo đạc, họp dự án; tổng hợp biên bản họp và danh sách đầu việc (action list) sau mỗi buổi làm việc.

Hỗ trợ mua sắm & làm việc với nhà cung cấp

Tổng hợp đề nghị đặt hàng từ các bộ phận; theo dõi PO/đơn hàng và lịch giao – nhận.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo vật tư, thiết bị phục vụ đúng tiến độ dự án.
Thu thập và tổng hợp báo giá từ nhà cung cấp; hỗ trợ so sánh cơ bản theo các tiêu chí: giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành.

Nghiệm thu & thanh toán

Chuẩn bị và kiểm soát hồ sơ nghiệm thu: biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, checklist chất lượng.
Phối hợp với Kế toán và các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ hóa đơn, chứng từ thanh toán đúng hạn.
Theo dõi công nợ dự án, lịch thanh toán theo hợp đồng.

Chịu được áp lực tiến độ và khối lượng công việc cao.
Có khả năng quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ và phối hợp nhiều bên cùng lúc.
Tối thiểu 2 kinh nghiệm ở vị trí Admin dự án, Điều phối dự án (lĩnh vực xây dựng, nội thất, agency...) là lợi thế.
Kỹ năng giao tiếp khéo léo, rõ ràng, biết cách làm việc với nhiều phòng ban.
Cẩn thận, chi tiết, có tính hệ thống và bám sát tiến độ.
Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan.
Thành thạo Excel/Google Sheets; biết sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Notion, Asana là điểm cộng.

Thu nhập: 15- 30 triệu(lương cứng + thưởng theo hiệu quả/KPI).
Báo cáo & Đánh giá hiệu quả công việc (KPI)
- Tỷ lệ nhắc mốc và điều phối công việc đúng hạn: ≥ 95%.
- Không phát sinh tình trạng thiếu hồ sơ nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán tại thời điểm yêu cầu.
- Tỷ lệ hồ sơ dự án đầy đủ, đúng checklist: ≥ 98%.
Thưởng tháng lương 13, sinh nhật,....
Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của luật lao động.
Nghỉ phép có lương 12 ngày/năm.
Xét tăng lương theo hiệu quả công việc
Làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp
Lộ trình phát triển và thăng tiến rõ ràng cho nhân sự có hiệu quả làm việc tốt và gắn bó lâu dài.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-01-27 04:05:02