Thư Ký Cấp Cao - BOD

Quản lý hồ sơ- lưu trữ dữ liệu
- &039;Thực hiện chuẩn hóa giá trị dữ liệu: Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu (hồ sơ được phân cấp lưu trữ: chiến lược/kế hoạch và mức độ quan trọng/bảo mật) của Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty theo NovaGen (soft copy: file scan- working file) và theo ISO, Quy định/quy trình lưu trữ hiện hành (hard copy)
- Thực hiện, kiểm tra và giám sát tuân thủ trong việc thực hiện lưu trữ hồ sơ dữ liệu của Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty và phân quyền truy cập để đảm bảo tính nhất quán trong công tác lưu trữ và góp phần tích lũy, bảo vệ kho tài sản dữ liệu của toàn Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty
- Thực hiện lưu trữ các hồ sơ liên quan đến Doanh nghiệp: Giấy ĐKKD, Biên bản họp, Nghị quyết, các Quyết định Bổ nhiệm/Bãi nhiệm các chức danh, các văn bản ủy quyền phục vụ cho vận hành của Tập đoàn,.. và tất cả các loại văn bản, hồ sơ được đóng dấu pháp nhân.
- Lập và quản lý file "Theo dõi tài liệu" để cập nhật thường xuyên việc lưu trữ, đồng thời tra soát nhanh chóng khi cần truy xuất dữ liệu, hồ sơ và số hóa việc theo dõi

Triển khai chủ trương, chỉ đạo từ BOD- Tuân thủ QT, QĐ
- Nhắc nhở và giám sát việc tuân thủ các Quy trình/ Quy định nội bộ của Cán bộ nhân viên trong Tập Đoàn/Tổng Công ty/ Công ty
- Là đầu mối trong việc thông tin các chính sách, chủ trương, kế hoạch của Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty đến Ban lãnh đạo và Quản lý Ban chuyên môn
Quản lý lịch họp- lịch công tác- theo dõi Biên bản họp
- Tổng hợp file "Theo dõi Biên bản họp" để theo dõi tiến độ thực hiện các nội dung sau họp và cập nhật tình trạng/tiến độ thực hiện trong các kỳ họp tiếp theo của Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty để báo cáo và triển khai thực hiện công tác theo dõi trên E Office.
- Thay mặt/Đại diện Ban lãnh đạo tham dự, điều phối trong các lịch họp và lịch công tác (có sự phân công và ủy quyền)
Kiểm soát hồ sơ- soạn thảo văn bản
- Kiểm soát công tác soạn thảo văn bản, tài liệu trình ĐHĐCĐ, HĐQT, (đối với Công ty Cổ phần), HĐTV (đối với Công ty TNHH) theo quy định của Luật Doanh Nghiệp, Điều Lệ Công ty, các văn bản nội bộ khác của công ty (Quy chế quản lý tài chính, Quy định về thẩm quyền phê duyệt nội bộ công ty, ……- nếu có) để thực hiện
- Kiểm soát thực hiện việc phát hành các văn bản ủy quyền cho nhân sự có thẩm quyền để đảm bảo cho hoạt động quản trị, điều hành được thực hiện xuyên suốt, hiệu quả và tuân thủ theo quy định của Pháp luật và Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty
- Chịu trách nhiệm trong việc kiểm soát chặt chẽ và bảo quản con dấu pháp nhân của Công ty được đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật và quy trình/ quy định kiểm soát của Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty.
- &039;Theo dõi: quản lý việc trình ký hồ sơ (trên các phân hệ E- Approval/ SAP,…) để đảm bảo hồ sơ luôn được trình ký đúng hạn quy định (mức độ ưu tiên của hồ sơ (Bình thường/ Khẩn/ Thượng khẩn/ Hỏa tốc)) thông qua việc lập và quản lý file "Theo dõi tiến độ thực hiện" theo dõi và ghi nhận việc giao trả hồ sơ (hard copy) không bị thất lạc
- Soạn thảo văn bản và biểu mẫu nội bộ: đúng thể thức hành chính, đúng biểu mẫu đã được ban hành theo quy định với nội dung ngắn gọn, tập trung vào vấn đề trọng tâm cần giải quyết

Công tác hành chính
- Ngân sách hoạt động: Lập và quản lý ngân sách hoạt động của Ban lãnh đạo cấp Tập Đoàn/Tổng Công ty/Công ty trong năm, điều chỉnh/ điều chuyển theo kế hoạch hành động tương ứng theo từng thời điểm (nếu có)
- &039;Tham gia và tham mưu trong quá trình thiết lập ngân sách (bao gồm hoạt động vận hành và chi phí dự án) trong năm của Ban chuyên môn cấp Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty
- Kiểm soát việc sử dụng ngân sách (bao gồm hoạt động vận hành và chi phí dự án) trong năm của Ban Lãnh đạo và Ban chuyên môn cấp Tập Đoàn/Tổng Công ty/Công ty một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Đối nội- Đối ngoại
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ ngoại giao, là cầu nối xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của Tập đoàn/Tổng Công ty với Đối tác chiến lược/ Khách hàng và các cơ quan hữu quan
- Cập nhật và quản lý dữ liệu ngoại giao về Đối tác/Đối tác chiến lược/Khách hàng của toàn Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty
- &039;Tư vấn, hỗ trợ các Ban chuyên môn thực hiện mục tiêu kế hoạch, chính sách theo sự phân công của Ban lãnh đạo Tập Đoàn/Tổng Công ty/Công ty

Đào tạo hướng dẫn ngành dọc- Chuyển đổi số
- Hướng dẫn và hỗ trợ Cán bộ nhân viên sử dụng hiệu quả các ứng dụng mới, số hóa quy trình làm việc giúp nâng cao hiệu suất cho Tập đoàn/Tổng Công ty/Công ty

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành về Hành chính- Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác nhưng được đào tạo thêm có kiến thức và hiểu biết về công tác Hành chính doanh nghiệp
- Tiếng Anh giao tiếp nâng cao
- Có kiến thức về quản lý, công tác hành chính, pháp luật, thông tin và có hiểu biết về tổ chức và hoạt động của Doanh nghiệp.- Yêu cầu khác về chuyên môn phụ trách (Cần thêm kiến thức chuyên môn liên quan đến các ngành nghề trong hệ sinh thái đa ngành của NovaGroup để có thể thành thạo các nghiệp vụ tại các Ban/Phòng):+ Ban Marketing: hiểu biết về lĩnh vực marketing, quản trị thương hiệu, truyền thông báo chí+ Ban Kinh Doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh, tổng hợp số liệu Kinh doanh & khảo sát thị trường+ Ban Đầu tư: hiểu biết về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư, soạn thảo hợp đồng, kinh nghiệm phân tích và nghiên cứu thị trường+ Ban Pháp chế: hiểu biết về chuyên ngành Luật, soạn thảo các hồ sơ mang tính pháp lý, có kỹ năng đàm phán+ Ban Nhân sự: hiểu biết chung về Hành chính- Nhân sự, Quy định và quy chế Lao động, chế độ phúc lợi+ Ban Tài chính kế toán: hiểu biết chung về báo cáo tài chính, hiểu các quy trình và hồ sơ nghiệp vụ Tài chính- kế toán+ Ban Cung ứng đấu thầu: hiểu biết chung về lĩnh vực Xây dựng- Đấu thầu- Mua sắm, Hợp đồng thi công/Đơn hàng và quy trình thanh quyết toán+ Ban Điều hành: hiểu biết chung về Bất động sản- Nghỉ dưỡng- Du lịch- Dịch vụ vui chơi giải trí
Có trên 10 năm kinh nghiệm thực tiễn ở vị trí Thư ký cấp cao, Trợ lý hành chính văn phòng,..và có kinh nghiệm quản lý nhân sự
- Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng: tốc ký, soạn thảo văn bản, lưu trữ dữ liệu theo quy định NovaGen và hồ sơ chuẩn ISO;- Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm Ms Office và các thiết bị văn phòng để nâng cao năng suất, cải thiện quy trình công việc;- Kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả cùng Kỹ năng theo dõi, và sắp xếp công việc tuân theo ma trận Eisenhower (Khẩn cấp/Quan trọng);- Kỹ năng làm việc độc lập, chủ động hoàn thành công việc và khả năng làm việc dưới áp lực cao, thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;- Kỹ năng giao tiếp khéo léo, truyền đạt mạch lạc và xử lý linh hoạt mọi tình huống, đồng thời xây dựng các mối quan hệ tích cực (đối nội & đối ngoại);- Kỹ năng quan sát và phân tích đưa ra cách hành xử và hành động phù hợp;- Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả trên cơ sở phân tích thông tin và đưa ra giải pháp phù hợp.- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu
- Hiệu quả- Chính trực- Chuyên nghiệp- Những đặc tính Novator- Năng động, sáng tạo, nhanh nhẹn, nhạy bén, ghi nhớ tốt và bảo mật thông tin;- Ngoại hình ưa nhìn- Trang phục trang nhã, gọn gàng- Tác phong lịch sự và lịch thiệp;- Giọng nói ôn hòa, rõ ràng, tốc độ và âm lượng phù hợp.

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-02-12 16:45:02