* Take care instrument tender/project/contract/quotation/ Quản lý hồ sơ đấu thầu, dự án, hợp đồng và báo giá:
- Theo dõi và hỗ trợ nhân viên kinh doanh chuẩn bị hợp đồng, báo giá, làm việc với khách hàng cũng như lưu trữ hồ sơ.
- Kiểm tra, sắp xếp thông tin, quản lý và lưu trữ các hồ sơ thầu.
- Giám sát và hỗ trợ toàn bộ quy trình dự án đấu thầu từ ban đầu đến khi kết thúc.
- Tracking quotations and contracts: support sales to prepare, deal with clients, send, filling.
- Check tender infomation, arrange documents for tender as normal requirements. Manage and filling tenders.
- Monitor and support instrument tender/instrument projects from starting to ending.
* Do regular reports manager/ Thực hiện báo cáo cho quản lý:
- Báo cáo mảng dịch vụ và bán hàng tại HCM.
- Sales and service report in HCM.
- Quản lý dữ liệu: cập nhật và quản lý toàn bộ dữ liệu khách hàng, các hồ sơ liên quan..
- Báo cáo tình trạng thiết bị được cho thuê
- Instrument lending status
- Data management: update and manage all customer data, relating report formats,…
* Daily supports- Customer service/ hỗ trợ dịch vụ khách hàng:
- Improve customer relationship: visit, promotions, sample, gift, flower…on special occasion birthday, opening,…).
- Request and tracking client’s entertainments as per regulation and requested.
- Duy trì và tăng cường mối quan hệ với khách hàng, thường xuyên ghé thăm và tặng quà vào những dịp đặc biệt như sinh nhật, khai trương.
- Receiving orders, notes, messages, complaints...and hands to person in charge.
- Nhận và xử lý đơn hàng, tin nhắn và khiếu nại của khách hàng và đảm bảo chúng được chuyển đến người phụ trách.
- Đề xuất và theo dõi các chương trình giải trí của khách hàng theo yêu cầu.
- Connect and coordinate all relevant teams as service, operation team to solve complaints from clients and follow up:
- Trouble shoot plan and quality/ Vấn đề về kế hoạch và chất lượng
- Product, price/ Sản phẩm, giá cả
- Cập nhật tin tức dự thầu gửi tới toàn bộ team mỗi ngày.
- Báo cáo theo yêu cầu của quản lý trực tiếp (dự chi tiền mặt, dự báo bán hàng, báo cáo bán hàng…)
- Contract term, payments/ Điều khoản hợp đồng, thanh toán
- Prepare, manage catalogue, control and arrangement as team requirement.
- Phối hợp với các team dịch vụ, vận hành để giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng như sản phẩm, giá cả, hợp đồng, giao hàng và thanh toán.
- Track and remind payment as contract by requested or by contracts./ Theo dõi và nhắc nhở khách thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng
- Chuẩn bị, quản lý catalogue, kiểm soát và sắp xếp theo yêu cầu của nhóm.
- Shipping and delivery/ Vận chuyển và giao hàng
- Update news for tender to all team every day
- Report by assignment from Line Manager (Cash plan, sales funnel, sales forecast, sales reports …)
- Hỗ trợ team sales các công việc liên quan theo yêu cầu.
- Support to sales team as per requested.
* Admin support:
- Manage warehouse stock/ quản lý kho của team Medical
- Events handling as unit plan and team plan for clients, and also internal sales team.
- Dịch hồ sơ, đề xuất chi phí và công văn đến, công văn đi
- Điều phối sự kiện theo kế hoạch của team, của khách hàng cũng như của team kinh doanh nội bộ.
- Translation, expense requests, document in- out…
