Quản lý hoạt động vận hành
- Lập kế hoạch, giám sát và tối ưu hoạt động vận hành hàng ngày.
- Theo dõi việc thực hiện KPI, chỉ tiêu hoạt động, và báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc.
- Đảm bảo quy trình làm việc giữa các bộ phận diễn ra thông suốt.
Quản lý chất lượng dịch vụ và khách hàng
- Đề xuất và triển khai các chương trình nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Giám sát chất lượng phục vụ khách hàng, tiêu chuẩn vệ sinh – an toàn – bảo mật thông tin.
- Tiếp nhận và xử lý phản hồi, khiếu nại của khách hàng kịp thời, hiệu quả.
Quản lý nhân sự
- Quản lý đội ngũ nhân viên phòng khám.
- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đánh giá hiệu quả làm việc (KPI)
- Làm việc trực tiếp với nhân sự khi phát sinh vấn đề trong công việc, hành vi hoặc thái độ, với vai trò là chuyên viên nhân sự chuyên trách xử lý và hỗ trợ.
- Góp phần xây dựng và duy trì văn hóa công ty – đảm bảo mỗi nhân sự đều cảm nhận được giá trị, sự tôn trọng, và định hướng phát triển rõ ràng trong hành trình làm việc tại Meijibio.
- Hỗ trợ triển khai các hoạt động gắn kết nội bộ, phản hồi nhân sự, đánh giá định kỳ và lan tỏa tinh thần môi trường làm việc lành mạnh, tích cực
- Phối hợp với quản lý trực tiếp để đánh giá nguyên nhân gốc rễ (năng lực, áp lực, môi trường hay xung đột nội bộ), từ đó đưa ra giải pháp phù hợp – mang tính nhân văn và định hướng phát triển cá nhân.
Quản lý tài sản – vật tư – cơ sở hạ tầng
- Kiểm soát việc sử dụng trang thiết bị y tế, vật tư tiêu hao, hàng hóa, đồng phục, tài sản phòng khám.
- Phối hợp với kỹ thuật viên hoặc nhà cung cấp để bảo trì, sửa chữa, thay thế khi cần.- Đề xuất ngân sách vận hành định kỳ và theo dõi chi phí thực tế
Báo cáo và cải tiến
- Lập báo cáo tuần/tháng/quý về tình hình vận hành, doanh thu, chi phí, nhân sự.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong các quyết định điều hành hoạt động phòng khám.
- Phân tích vấn đề tồn tại, đề xuất giải pháp tối ưu hóa vận hành.
Phụ trách pháp lý phòng khám
- Hiểu và nắm rõ toàn bộ quy trình pháp lý của phòng khám, bao gồm: giấy phép hành nghề, hồ sơ đăng ký dịch vụ y tế, tiêu chuẩn an toàn, và các quy định về quảng cáo, truyền thông y tế.
- Là đầu mối phối hợp với các bộ phận và cơ quan chức năng để đảm bảo tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động của phòng khám.
- Cập nhật thường xuyên các văn bản, quy định y tế mới và đề xuất phương án điều chỉnh quy trình nội bộ kịp thời.
Phụ trách xử lý phản hồi khách hàng
- Tiếp nhận, tổng hợp và phân loại phản hồi của khách hàng (trực tiếp, hotline, mạng xã hội, đánh giá sau dịch vụ...).
- Tham gia định kỳ vào quá trình đánh giá chất lượng dịch vụ, theo dõi các chỉ số hài lòng (NPS, CSAT...) và đề xuất cải tiến liên tục.
- Phối hợp cùng các bộ phận liên quan (bác sĩ, sales, CSKH, điều dưỡng, marketing) để xác minh nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý kịp thời, đúng tinh thần “chuyên nghiệp – lắng nghe – hỗ trợ hết mình
- Đại diện phòng khám trong việc giải trình, làm việc với khách hàng trong các trường hợp khiếu nại phức tạp, đảm bảo vừa giữ hình ảnh thương hiệu, vừa củng cố niềm tin của khách hàng.
- Đề xuất và triển khai biện pháp khắc phục hoặc cải tiến quy trình dịch vụ, đảm bảo mọi trải nghiệm khách hàng đều nhất quán với tiêu chuẩn Meijibio.
