Quản lý toàn diện vòng đời hàng mẫu từ khâu đặt hàng sản xuất, nhập kho, lưu trữ – bảo quản đến phân phối, điều phối và theo dõi luân chuyển giữa các bộ phận; đảm bảo hàng mẫu được cung ứng đúng – đủ – kịp thời, phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh, marketing và trưng bày.
Quản lý đặt hàng & nhập kho sản xuất
Lập lệnh sản xuất hàng mẫu và gửi yêu cầu xuống nhà máy theo đúng mẫu mã, số lượng, thời hạn.
Tiếp nhận nhu cầu hàng mẫu từ các bộ phận liên quan (Thiết kế, Kinh doanh, Marketing, Showroom…).
Kiểm tra, đối soát số lượng, mẫu mã, chất lượng hàng mẫu khi nhà máy giao về.
Theo dõi, đôn đốc tiến độ sản xuất, đảm bảo hàng mẫu hoàn thành đúng kế hoạch phục vụ chiến dịch/mùa bán hàng.
Thực hiện thủ tục nhập kho, cập nhật hệ thống quản lý và ký xác nhận các chứng từ liên quan.
Lưu trữ & bảo quản kho mẫu
Đề xuất cải tiến cách bố trí kho nhằm tối ưu không gian và thời gian tìm kiếm hàng mẫu.
Sắp xếp, phân loại hàng mẫu khoa học theo mã hàng, kích thước, màu sắc, mùa vụ; gắn mã vị trí lưu trữ (Bin Location).
Đảm bảo điều kiện kho đạt tiêu chuẩn: sạch sẽ, ngăn nắp, tránh ẩm mốc, hư hỏng, thất thoát.
Thực hiện kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất; đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống quản lý kho.
Phân phối & điều phối hàng mẫu theo chỉ tiêu
Căn cứ chỉ tiêu phân bổ hàng mẫu theo kế hoạch năm/quý để cấp phát cho các bộ phận, chi nhánh.
Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu mượn, xuất mẫu phát sinh từ Sales, Marketing, Showroom theo quy trình quy định.
Đảm bảo nguyên tắc “3 Đúng”:Đúng số lượngĐúng mẫu mãĐúng thời điểm
Kiểm soát việc cấp phát đúng định mức, đúng đối tượng, hạn chế phát sinh sai lệch hoặc thất thoát.
Theo dõi luân chuyển & quản lý tồn kho
Lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình trạng kho mẫu, tồn kho và luân chuyển.
Đề xuất phương án thanh lý, tiêu hủy hoặc tái sử dụng hàng mẫu theo quy định công ty.
Theo dõi hành trình luân chuyển của từng mẫu: đang tồn kho, đang trưng bày hay đang sử dụng tại bộ phận/chi nhánh nào.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để thu hồi mẫu cũ, mẫu lỗi, mẫu hết mùa hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
Cập nhật và quản lý chi tiết số liệu nhập – xuất – tồn theo từng SKU (màu sắc, kích thước, chủng loại).
Quyền hạn
Được đề xuất điều chỉnh phương án phân bổ hàng mẫu nhằm đảm bảo hiệu quả sử dụng.
Được quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp thông tin, kế hoạch sử dụng hàng mẫu.
Được đề xuất cải tiến quy trình quản lý kho mẫu, công cụ và phần mềm hỗ trợ.
