Mục tiêu công việc:
To support marketing operations, documentation, goods management, and coordination tasks in order to ensure that marketing programs, displays, promotions, and vendor- related activities are executed on time, in compliance with procedures, and with complete documentation.
Hỗ trợ các hoạt động vận hành, giấy tờ, hàng hóa và điều phối của phòng Marketing nhằm đảm bảo các chương trình marketing, trưng bày, khuyến mãi và làm việc với nhà cung cấp được triển khai đúng tiến độ – đúng quy trình – đủ hồ sơ.
Mô tả công việc:
Công việc hành chính & hồ sơ Marketing
Marketing Administration & Documentation
• Soạn thảo, quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến hoạt động Marketing:
Draft, manage, and maintain records related to Marketing activities, including:
Thông báo khuyến mãi (TBKM), chứng từ khuyến mãi, tổng hợp dữ liệu khuyến mãi, v/v…
Promotion announcements, promotion documents, and promotion data summaries
Contracts, appendices, acceptance minutes, liquidation documents, etc.
Hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, thanh lý, v/v…
• Theo dõi tình trạng hồ sơ, nhắc việc các bên liên quan (Agency/ Nhà cung cấp, xử lý nội bộ).
Track document status and follow up with related parties (agencies, vendors, internal teams).
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho kế toán (Hợp đồng, PO, hóa đơn, nghiệm thu, đề nghị thanh toán, v/v…).
Prepare payment documents for the Accounting team, including contracts, PO, invoices, acceptance minutes, payment requests, etc.
Hỗ trợ triển khai hoạt động Marketing
Marketing Activity Support
• Hỗ trợ tham gia và triển khai các chương trình:
Support and participate in the implementation of marketing programs, including:
Branding activities organized by the Marketing team.
In- store display, sampling, inline PG, and point- of- sale activations.
Trưng bày, sampling, PG inline, activation tại điểm bán.
Các hoạt động Branding do team Marketing tổ chức.
• Phối hợp với agency/ vendor:
Coordinate with agencies and vendors:
Send briefs, receive quotations, consolidate and compare quotations.
Monitor implementation progress and report to the Marketing Manager.
Theo dõi tiến độ thực hiện và báo cáo lại cho Marketing Manager.
Gửi brief, nhận báo giá, tổng hợp & so sánh báo giá.
• Quản lý ấn phẩm & vật phẩm Marketing
Manage marketing materials and POSM:
Coordinate printing and delivery of POSM to Sales team / Sales Admin.
Theo dõi tồn kho POSM/leaflet/ấn phẩm quảng cáo.
Tổng hợp nhu cầu POSM định kỳ.
Monitor inventory of POSM, leaflets, and promotional materials.
Phối hợp in ấn, giao nhận POSM cho sales/ Sales admin.
Consolidate periodic POSM demand.
Báo cáo & hỗ trợ nội bộ
Reporting & Internal Support
• Tổng hợp báo cáo chi phí Marketing theo từng tháng/ quý.
Prepare monthly and quarterly Marketing cost reports.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
Perform other tasks as assigned by direct supervisors.
