- Kiểm tra và giám sát chi phí đầu vào của các phòng ban, trước mắt là chi phí sản xuất của phòng Production.
- Rà soát các điều khoản trong hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp, làm file báo giá cạnh tranh.
- Soạn thảo hợp đồng, hóa đơn nháp, các chứng từ nghiệm thu thanh lý với khách hàng. Cung cấp các giấy tờ khác nếu khách hàng có yêu cầu.
- Tạo mã Chương trình, cập nhật dữ liệu, tải hồ sơ báo giá và thanh lý lên phần mềm.
- Hỗ trợ quá trình lựa chọn nhà cung cấp cũng như xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Trả lời các thắc mắc của nhà cung cấp về thời gian thanh toán và công nợ sau nghiệm thu.
- Thoả thuận thời gian thanh toán, công nợ với khách hàng mới nhằm bảo đảm sau chương trình tiền thu về nhanh nhất có thể.
- Kiểm tra Hợp đồng, chứng từ thanh lý của nhà cung cấp, cộng tác viên,...
- Trực tiếp thoả thuận lại giá, công nợ với nhà cung cấp hoặc tư vấn cách thoả thuận giá cho người phụ trách nhằm tiết kiệm chi phí hiệu quả.
- Cung cấp thêm các nhà cung ứng mới có giá tốt hơn nếu nhận thấy báo giá do phòng Production hoặc phòng Account cung cấp chưa tối ưu.
- Chịu trách nhiệm quản lý, phân công công việc và xây dựng phòng Procurement phù hợp với mục đích của công ty.
- Nghiên cứu, đề xuất các chiến lược mua hàng và nhà cung cấp phù hợp với công ty và các phòng ban.
- Đào tạo các thành viên của phòng hoàn thiện hơn về khâu soạn thảo Hợp đồng, chứng từ nghiệm thu, thanh lý, hướng dẫn thành viên khác hiểu rõ phần mềm và sử dụng phần mềm thành thạo.
- Thực hiện công tác thanh toán cho nhà cung cấp, cộng tác viên, nhân viên, ... theo danh sách đã được xét duyệt (tạm ứng, thanh toán cho các nhà cung cấp cá nhân và công ty, lương, thưởng, ...) do phòng Kế toán cung cấp, cùng phòng Kế toán sát sao trong việc kéo giãn công nợ, thoả thuận lại thời gian công nợ với những trường hợp chương trình chưa được nghiệm thu hoặc tiền chưa về kịp.
- Chịu trách nhiệm trình ký và giải trình các hồ sơ, chứng từ liên quan (bao gồm nội bộ, nhà cung cấp, khách hàng...) trước Ban Giám đốc.
- Đôn đốc, theo dõi, nhắc nhở công nợ phải thu đối với khách hàng đã xong chương trình nhưng quá hạn thanh toán.
