Mô tả vị trí
Vị trí Quản lý Mua hàng & Hành chính chịu trách nhiệm đảm bảo hiệu quả chi phí, tính tuân thủ và chất lượng dịch vụ trong toàn bộ hoạt động mua hàng và hành chính. Vai trò này phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Dự án, Tài chính và Ban lãnh đạo để quản lý nhà cung cấp, kiểm soát chi phí và hỗ trợ vận hành trơn tru cho công ty.
Mô tả công việc
Quản lý Mua hàng (60%)
• Xây dựng và triển khai chiến lược mua hàng phù hợp với mục tiêu công ty.
• Quản lý quy trình đấu thầu, thương lượng, lựa chọn nhà cung cấp cho các hạng mục mua hàng gián tiếp
(Indirect Procurement) như POSM, in ấn, quà tặng, vật phẩm sự kiện, dịch vụ sản xuất và logistics.
• Kiểm soát chi phí, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ hợp đồng.
• Phối hợp với Phòng Tài chính và các dự án để đảm bảo đơn hàng, giao hàng và thanh toán đúng tiến độ.
• Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp, đánh giá định kỳ theo SLA.
Quản lý Hành chính (30%)
• Quản lý yêu cầu nội bộ, công tác đặt phòng – vé – đi lại, và các hoạt động hỗ trợ nhân viên.
• Nâng cao hiệu quả và trải nghiệm nhân viên thông qua quy trình rõ ràng, tinh gọn.
• Đảm bảo tất cả hoạt động hành chính tuân thủ quy trình, chính sách và tiêu chuẩn kiểm toán.
• Giám sát công tác hành chính tổng hợp, văn phòng, cơ sở vật chất và quản lý tài sản.
Tuân thủ & Báo cáo (10%)
• Lập báo cáo hàng tháng về hiệu quả mua hàng, mức tiết kiệm và đánh giá nhà cung cấp.
• Đảm bảo tài liệu, hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, sẵn sàng cho kiểm toán.
• Xây dựng và duy trì SOP (Quy trình vận hành chuẩn) cho mua hàng và hành chính.
Yêu cầu công việc
• Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong Mua hàng gián tiếp (Indirect Procurement) – đặc biệt các lĩnh vực
• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Kinh tế, Chuỗi cung ứng, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.
POSM, in ấn, quà tặng, vật phẩm sự kiện, dịch vụ logistics – và/hoặc Hành chính tổng hợp, ưu tiên
ứng viên có kinh nghiệm trong FMCG, Marketing Agency hoặc Event Agency.
• Kỹ năng phối hợp, phân tích và báo cáo tốt; chú trọng chi tiết và tuân thủ quy trình.
• Có kiến thức vững về quản lý nhà cung cấp, thương lượng hợp đồng và kiểm soát chi phí.
