MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:
- Quản lý trực tiếp Phòng Kho vận MIỀN NAM
- Thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của Phòng kho vận Miền nam
- Đạt mục tiêu công việc:
Đảm bảo hệ thống lưu trữ, vận chuyển hàng hóa được tổ chức khoa học và an toàn
Quản lý toàn bộ hoạt động kho vận tại MN nhằm đảm bảo dòng lưu chuyển hàng hóa hiệu quả, chính xác, đúng tiến độ.
Tối ưu hóa quy trình nhập – xuất – tồn kho, giảm thiểu rủi ro thất thoát, nâng cao hiệu quả vận hành kho MN
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Hoạt động nhập xuất hàng hóa tại kho MN thực hiện hiệu quả, chính xác không xảy ra thất thoát hàng hóa:
- Định kỳ tổ chức tự kiểm kê hàng tháng để xác định tồn kho hàng hóa và nguyên nhân chênh lệch ( nếu có)
- Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động nhập – xuất hàng hóa phải có đầy đủ chứng từ phiếu nhập- phiếu xuất, hóa đơn hoặc lệnh điều động cụ thể, chứng từ nhập xuất đầy đủ hợp lệ có đầy đủ chữ ký người giao, người nhận
- Tổ chức hàng hóa nhập – xuất tại kho thực hiện đúng số lượng, chất lượng và theo nguyên tắc hàng nhập trước- xuất trước.
- Kiểm soát việc lưu trữ chứng từ nhập – xuất kho và thực hiện kiểm tra đối chiếu báo cáo tồn kho hàng tháng có ký xác nhận với P.TCKT.
Hoạt động an ninh- an toàn kho hàng MN bảo đảm không xảy ra các rủi ro về cháy nổ, tai nạn lao động, hư hỏng hàng hóa
- Ban hành hệ thống quy định/ nội quy làm việc tại và đào tạo thường niên nhân sự làm việc tại kho về an toàn lao động, an toàn PCCC kho hàng.
- Trang bị đầy đủ các thiết bị PCCC tại kho hàng: bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, vòi phun chữa cháy,..định kỳ phối hợp PHC kiểm tra bảo trì hệ thống điện – đèn chiếu sang và hệ thống PCCC trong kho.
- Trang bị hệ thống camera kho hàng và nhân viên bảo vệ trực kho tại các cổng nhập- xuất chính của kho hàng, kiểm soát việc niêm phong kho hàng và chìa khóa kho bàn giao bảo vệ trước khi ra về.
- Tổ chức bố trí kho hàng gọn gàng, sạch sẽ, hàng hóa được sắp xếp ngăn nắp theo quy định chất xếp để đảm bảo chất lượng hàng hóa
- Hướng dẫn quy trình vận hành xe nâng, lấy hàng kệ hàng an toàn
Đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa tại kho MN diễn ra chính xác, đúng tiến độ, đúng số lượng – chất lượng.
- Kiểm soát việc kiểm đếm, đóng gói hàng hóa tại kho đảm bảo hàng hóa luôn đúng số lượng so với chứng từ xuất kho giao hàng, hàng hóa đảm bảo đạt chất lượng và thực hiện đóng gói hàng hóa an toàn , thẩm mỹ theo quy định đóng gói hàng hóa.
- Hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở và giám sát nhân viên thực hiện giao hàng theo đúng tiến độ đã ban hành theo quy trình xử lý đơn hàng và giao đúng địa chỉ, người nhận hàng theo thông tin chỉ định của khách hàng.
- Phân công công việc cho các vị trí điều phối- giao nhận cách thức tiếp nhận đơn hàng xác nhận địa điểm giao hàng từ hệ thống phần mềm và các phòng ban cập nhật nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
- Kiểm soát việc thu hồi chứng từ sau khi giao hàng đảm bảo đủ chữ ký nhận hàng và người ký nhận hàng đúng chữ ký mẫu theo chỉ định từ khách hàng.
Kiểm soát tốt chi phí và rủi ro trong vận chuyển giao hàng:
- Tổ chức phân bổ nhân sự, đơn hàng gộp và tuyến giao hàng phù hợp để tối ưu hóa tuyến đường và lịch giao hàng
- Tổ chức đóng gói hàng hóa đảm bảo hàng hóa giao hàng trực tiếp nội thành và giao qua các đơn vị chành xe được đảm bảo không xảy ra tình trạng mốp méo, hư hỏng do vận chuyển
- Phân bổ khối lượng hàng hóa cho đơn vị vận chuyển phù hợp để tối ưu đơn giá vận chuyển và giải quyết khối lượng quá tải cho các nhân sự giao nhận cố định.
- Bố trí phương tiện giao hàng phù hợp giữa giao nhận bằng xe máy và xe tải tùy theo khối lượng hàng hóa trên từng đơn hàng để kiểm soát chi phí vận chuyển & tiến độ giao hàng
- Kiểm soát nhân sự và quy trình cấp phát xử dụng các loại CCDC/ vật tư đóng gói
hàng hóa đảm bảo sử dụng đúng định mức tiết kiệm chi phí
- Bố trí các công cụ Camera chuyên dụng giám sát việc đóng hàng để ghi nhận và dễ dàng trích xuất chứng minh tình đầy đủ, nguyên vẹn khi xuất hàng từ kho Bitex.
- Áp dụng công cụ kiểm xuất hàng bằng barcoder/ QR- Code sản phẩm để đảm bảo hàng hóa được xuất giao chính xác không sai sót nhầm mã hàng
Nâng cao trải nghiệm dịch vụ giao hàng và uy tín thương hiệu
- Phát triển ứng dụng phần mềm kiểm soát tiến độ đơn hàng để khách hàng có thể cập nhật tình trạng theo từng đơn hàng
- Đào tạo nhân viên giao hàng đảm bảo thái độ lịch sự , chuyên nghiệp , đồng phục chỉn chu trong từng lần giao hàng.
- Xử lý cho khách hàng nhanh chóng các sự vụ sai sót / chậm trễ phát sinh và nhanh chóng cải tiến quy trình khắc phục sự cố.
Nhân sự gia công dán tem được tiếp nhận đầy đủ thông tin và thực hiện dán tem gia công hàng hóa đúng theo mẫu được duyệt
- Giám sát, kiểm soát, quản lý việc sử dụng tem nhãn phụ tránh để xảy ra thất thoát , hư hỏng gây lãng phí
- Tổ chức QC kiểm tra chéo đánh giá nghiệm thu thành phẩm theo từng lô hàng trước khi nhập kho xuất bán
- Tổ chức đào tạo về cách thức dán tem, đóng gói sản phẩm đảm bảo 100% nắm bắt đúng quy trình mới đưa vào thực hiện sản phẩm mới: ví trí tem nhãn phụ, quy cách đóng gói,..
Hàng hóa gia công dán tem đáp ứng sản lượng , chất lượng theo nhu cầu bán hàng
- Đánh giá sử dụng ngân sách định kỳ tháng/quý/năm.
- Thực hiện, kiểm tra tình hình sử dụng ngân sách của phòng ban theo đúng quy định công ty.
- Nắm bắt các kế hoạch bán hàng và bố trí sắp xếp bộ máy nhân sự, quy trình đóng gói để tăng số lượng hàng gia công tối ưu nhất
- Đề xuất phương án kiểm soát hiệu quả ngân sách công ty.
- Cải tiến các công cụ/ thiết bị để tăng sản lượng gia công hạn chế việc quản lý nhân sự cố định
- Đề xuất ngân sách thuộc phòng ban phụ trách.
TUYỂN DỤNG
- Quảng cáo vị trí tuyển dụng, mô tả công việc và các năng lực, kỹ năng cần thiết cho công việc.
- Cập nhật mô tả công việc và các năng lực, kỹ năng cần thiết.
- Đánh giá nhân lực hiện tại để thấy sự thiếu hụt, cập nhật kế hoạch tuyển dụng.
- Xác định nhu cầu nhân lực theo từng vị trí cần thiết.
- Kiểm tra chuyên môn, kiểm tra lý lịch, kiểm tra các tham khảo và đảm bảo các tiêu chuẩn tối thiểu.
- Lựa chọn ứng viên theo quy định công ty.
- Tạo nguồn hồ sơ ứng viên.
- Phỏng vấn ứng viên (phỏng vấn chuyên môn).
ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN:
ĐÀO TẠO HỘI NHẬP
- Đánh giá các năng lực, kỹ năng cơ bản vào cuối đào tạo hội nhập.
- Kèm cặp với cấp giám sát trực tiếp.
- Đào tạo nhân sự mới làm quen với các kiến thức & kỹ năng cơ bản.
HUẤN LUYỆN THỰC ĐỊA
- Tổ chức và thực hiện các khóa đào tạo nội bộ.
- Nhận định và đề nghị các nhu cầu đào tạo nhân viên.
- Thiết kế chương trình đào tạo, phát triển tài liệu đào tạo.
- Cấp trên trực tiếp thực hiện viếng thăm đến địa điểm làm việc.
- Đánh giá cấp độ kỹ năng từng cá nhân, nhận diện sự thiếu hụt và phân tích nhu cầu đào tạo chung .
- Đánh giá hiệu quả đào tạo.
- Đề cử người được đào tạo cho từng chương trình đào tạo.
- Giám sát hiệu quả hoạt động và theo dõi kế hoạch hành động/ thành tích của người được đào tạo.
- Tổ chức họp nhóm hàng ngày để hướng dẫn đào tạo.
- Xây dựng chiến lược phát triển năng lực đội ngũ.
QUẢN TRỊ THÀNH TÍCH:
- Đánh giá triển vọng nghề nghiệp tương lai (lộ trình nghề nghiệp) và thông báo cho nhân viên.
- Giám sát và đánh giá hồ sơ theo dõi nhân viên: thành tích và năng lực
- Nhận diện nhân viên thường xuyên có thành tích tốt.
- Đánh giá các cấp về kỹ năng thể hiện.
- Đánh giá các trường hợp cho thôi việc.
- Đánh giá nhân viên thường xuyên có hiệu quả công việc thấp và đề xuất cải thiện hiệu quả làm việc và đào tạo nâng cao kỹ năng nhân viên.
- Đánh giá thành tích cá nhân dựa trên chỉ tiêu tháng / quý / năm.
- Đề xuất thưởng và ghi nhận, thăng cấp cho những nhân viên xuất sắc.
- Lập kế hoạch phát triển thành tích cho nhân viên.
TRUYỀN THÔNG CÁC QUY ĐỊNH VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ THEO QUY ĐỊNH CỦA CÔNG TY CHO NỘI BỘ PHÒNG:
- Có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các chính sách trong vòng 24 tiếng khi công ty yêu cầu cho đội ngũ cấp dưới.
- Đảm bảo nhân viên phòng phải thực hiện theo đúng điều lệ/quy chế/quy trình/quy định công ty.
- Thu thập biên bản họp cập nhật các chính sách cho đội ngũ cấp dưới.
