Phó Phòng Hành Chính

Đảm bảo hoạt động hành chính văn phòng
· Quản lý hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác hành chính; đảm bảo chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí.
· Theo dõi, điều phối các dịch vụ hành chính (ăn/uống, vận chuyển, vệ sinh…).
· Đóng dấu theo ủy quyền và quản lý con dấu theo đúng quy định.
· Điều phối, giám sát việc cung cấp dịch vụ hành chính khác: kho bãi, thiết bị CNTT phục vụ công việc tại HCM.
· Tổ chức, giám sát dịch vụ lễ tân, vệ sinh văn phòng; đảm bảo môi trường và điều kiện làm việc tại HCM an toàn, sạch sẽ.
· Giám sát việc tuân thủ tác phong văn phòng: đeo thẻ, mặc đồng phục, tuân thủ nội quy.
· Thực hiện in ấn giấy tờ văn phòng, ấn phẩm branding (namecard, letterhead, phong bì, túi giấy, folder...) theo bộ nhận diện thương hiệu.
Quản lý tài sản & CCDC
· Đề xuất thuê/mua tài sản, công cụ dụng cụ.
· Nhập liệu, quản lý danh mục tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị phục vụ hoạt động Công ty.
· Gán mã, dán tem, quản lý định danh TS/CCDC.
· Quản lý kho: theo dõi nhập – xuất – tồn kho TS/CCDC.
· Kiểm kê tài sản định kỳ 6 tháng/lần; lập báo cáo phục vụ quyết định đầu tư/mua sắm.
Quản lý hoạt động điều xe & dịch vụ vận chuyển
· Điều phối, quản lý và book xe phục vụ hoạt động của Công ty.
· Hỗ trợ đặt dịch vụ vận chuyển/taxi cho CBNV đi công tác, triển khai dự án.
· Theo dõi, kiểm soát chi phí vận hành xe, chi phí taxi và các dịch vụ vận chuyển.
· Giám sát chất lượng dịch vụ vận chuyển; lập báo cáo và thực hiện thanh toán chi phí hàng tháng.
Tổ chức hậu cần sự kiện nội bộ
· Kiểm soát, quyết toán chi phí hậu cần tại HCM theo quy định.
· Tổ chức hậu cần cho các sự kiện, chương trình nội bộ tại HCM: vận chuyển, bố trí địa điểm, setup không gian, ăn/uống, lưu trú khi cần.
Công tác cơ sở vật chất văn phòng
· Thuê văn phòng, kho của Công ty theo yêu cầu.
· Phối hợp với Ban Quản lý tòa nhà về an toàn, an ninh, PCCC tại văn phòng HCM.
· Giao dịch, phối hợp với chính quyền địa phương, ban ngành chức năng để xử lý các vấn đề đối ngoại.
· Quy hoạch, bố trí, điều chỉnh khu vực chỗ ngồi/văn phòng làm việc và trang thiết bị cho CBNV nhằm tối ưu chi phí và không gian.
· Đại diện Công ty tham dự các khóa tập huấn PCCC, phổ biến quy định tới CBNV.
Báo cáo & tham mưu Trưởng phòng
· Thay mặt Trưởng phòng xử lý các vấn đề hành chính tại HCM khi được ủy quyền.
· Tổng hợp, báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình hoạt động và chi phí hành chính tại HCM.
· Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả, tối ưu chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính.

Trình độ chuyên môn
· Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Hành chính, Luật hoặc liên quan.
· Ưu tiên có chứng chỉ/bồi dưỡng về Quản trị hành chính – văn phòng, Quản lý tài sản, An toàn PCCC.
Kinh nghiệm
· Ưu tiên ứng viên đã phụ trách nhiều mảng cùng lúc: quản lý tài sản, điều xe, hậu cần sự kiện, làm việc với Ban quản lý tòa nhà.
· Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính – văn phòng.
· Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm quản lý/giám sát nhân sự hành chính, lễ tân hoặc vận hành văn phòng.
Kiến thức chuyên môn
· Am hiểu công tác điều xe, dịch vụ vận chuyển, quản lý hợp đồng dịch vụ.
· Nắm vững quy định PCCC, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và các thủ tục hành chính pháp lý cơ bản.
· Có kiến thức về quản trị chi phí, ngân sách hành chính.
· Hiểu biết về quy trình quản lý tài sản & công cụ dụng cụ (tồn kho, kiểm kê, phân bổ, thanh lý).
Kỹ năng
· Đàm phán & xử lý tình huống: Khả năng thương lượng chi phí, giải quyết sự cố hành chính nhanh chóng.
· Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh.
· Báo cáo & phân tích: Tổng hợp số liệu, phân tích chi phí, lập báo cáo định kỳ.
· Tin học văn phòng: Thành thạo Excel, Word; ưu tiên ứng viên biết sử dụng phần mềm quản lý tài sản.
· Giao tiếp & phối hợp: Làm việc tốt với nhiều đối tượng: Ban Quản lý tòa nhà, nhà cung cấp, cơ quan chức năng, CBNV nội bộ.
· Quản lý & điều phối: Lập kế hoạch, phân công, giám sát công việc hiệu quả.
Phẩm chất cá nhân
· Tinh thần cải tiến, đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
· Tư duy dịch vụ (service mindset), hướng đến sự hài lòng của CBNV.
· Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng.
· Khả năng chịu áp lực, xử lý công việc đa nhiệm.

Gói phúc lợi tiền mặt 9 triệu/năm vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật Tập đoàn...
Lương tháng cạnh tranh thỏa thuận theo năng lực ứng viên
Xét tăng lương theo năng lực và kết quả công việc định kỳ 1 lần/năm. Hoặc tăng lương đột xuất theo hiệu quả công việc.
Gói thu nhập lên tới 15 tháng lương/năm (Bao gồm lương + Thưởng KPI)
CHẾ ĐỘ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
Chính sách phát triển, thăng tiến theo Career Path phù hợp với từng vị trí, từng phòng ban.
Cơ hội tiếp cận với các công nghệ mới nhất: Cloud, Big data...
Đài thọ 100% chi phí tham gia các khóa học, thi chứng chỉ CNTT Quốc tế.
Cơ hội làm việc trong Công ty là Top 1 đối tác tư vấn và cung cấp, triển khai giải pháp Chuyển đổi số, Bảo mật, Cloud cho tổ chức và doanh nghiệp tại Việt Nam
BẢO HIỂM VÀ CHÍNH SÁCH ĐÃI NGỘ
Môi trường làm việc sáng tạo, đổi mới dựa trên 4 giá trị cốt lõi là 4C (C- Speed, Creativity, Commitment, Customer Centricity).
Chế độ đãi ngộ thai sản nâng cao dành cho nhân viên nữ
Du lịch hàng năm 1 tuần, teambuilding/dã ngoại định kì 2 lần/năm
Được trang bị laptop/thiết bị công nghệ trong quá trình làm việc.
Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu; Nghỉ thứ 7 & Chủ Nhật.
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo quy định Nhà nước
Chế độ bảo hiểm nâng cao: CMC Care
Tham gia các Câu lạc bộ của Công ty và các chương trình trải nghiệm nhân viên đa dạng và phòng phú
Nghỉ phép: 12 ngày/ năm + 1 ngày nghỉ hưởng lương vào dịp sinh nhật bản thân CBNV

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-09-22 16:50:02