- Trực tổng đài điện thoại, fax.
- Lưu trữ toàn bộ các tài liệu, công văn, nội quy quy định Tòa nhà một cách hợp lý (sổ tay khách thuê, hướng dẫn hoàn thiện nội thất…)
- Thực hiện công việc soạn thảo tài liệu, biểu mẫu, hợp đồng,… của công ty theo yêu cầu của QL tòa nhà.
- Phối hợp kỹ thuật, đảm nhiệm thay thế cho Quản lý khi Quản lý đi công tác/nghỉ phép để đảm bảo hoạt động của các bộ phận được duy trì tốt.
- Tiếp nhận, xử lý và phân phối văn bản, tài liệu, thư từ đến và đi.
- Nhận thông tin và báo cáo lại cho QL tòa nhà bất kỳ sự cố/phản ánh từ khách hàng.
- Tổng hợp báo cáo từ các của các Bộ phận, lập báo cáo họat động tuần trình GĐQL phê duyệt trước khi gửi BGĐ.
- Hỗ trợ xây dựng, soạn thảo các quy trình giúp kiểm tra, đánh giá chất lượng nhà thầu dịch vụ mềm.
- Cùng với Quản lý, làm việc với các nhà cung cấp/các nhà thầu về các vấn đề hoạt động cần thiết liên quan đến các hoạt động của công ty khi được giao.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu thuộc lĩnh vực mình quản lý.
- Đảm bảo duy trì dịch vụ vệ sinh, các trang thiết bị máy văn phòng, hệ thống kỹ thuật tòa nhà, luôn hoạt động ổn định và được bảo trì bảo dưỡng theo đúng kế hoạch.
- Thay mặt cho Quản lý, phân công nhiệm vụ cho Nhân viên các bộ phận dịch vụ (Bảo vệ, Vệ sinh … ) với tác phong chuyên nghiệp và giám sát đảm bảo các công việc này được hoàn thành đúng cách.
- Lập danh sách theo dõi tài sản và công cụ dụng cụ định kỳ hàng năm
- Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
- Giám sát tính tuân thủ quy trình của các nhà thầu an ninh, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, sân vườn… Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan… theo hợp đồng, yêu cầu của Chủ đầu tư và BQLTN.
- Lập đầu bài kỹ thuật, đánh giá, đề xuất lựa chọn nhà thầu.
- Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ, tiện ích của Tòa nhà.
- Hướng dẫn và đón tiếp khách đến liên hệ công tác tại công ty.
