- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động chi- trả của Bộ phận Kế Toán. Đảm bảo mọi nguồn- khoản phải chi, công nợ phải trả kể cả lương – phụ cấp cho nhân viên…được thực hiện đúng & chính xác, ghi nhận sổ sách đầy đủ với chứng từ kèm theo, luôn minh bạch, tuân thủ tất cả Quy định pháp luật về tài chính & thuế. Chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác với đồng nghiệp, nội bộ, giữa khách sạn và các đơn vị hoạt động tài chính – ngân hàng, đối tác.
• Hành chính – quản trị:
- Báo cáo Kế Toán Trưởng hàng tháng theo quy định Kết quả hoạt động chi trả – so sánh với Kế hoạch được duyệt. Giải trình lý do khách quan – chủ quan, đưa ra đánh giá và giải pháp. Báo cáo tất cả các sự việc – vướng mắc, liên quan quy định tài chính, ngân hàng, chính quyền – ban nghành và đề xuất phương án & xử lý – khắc phục.
- Thường xuyên cập nhật các chính sách pháp luật liên quan hoạt động tài chính & kế toán của khách sạn và đề xuất điều chỉnh phù hợp, đảm bảo quyền lợi – nghĩa vụ của Công ty – khách sạn được thực hiện đúng & đủ, mọi hoạt động của khách sạn luôn xuyên suốt và tuân thủ pháp luật toàn diện.
- Tuân thủ các Quy định – quy chế… liên quan tài chính- kế toán, quản lý & thực hiện các khoản chi đã được duyệt thông qua tất cả các nguồn, phương tiện tiền mặt, chuyển khoản… cho khách hàng – đối tác.
• Đối nội & đối ngoại:
- Xây dựng & duy trì mối quan hệ tốt đồng nghiệp trong khách sạn và các khách sạn khác, với các đối tác – khách hàng, Ban ngành liên quan …thông qua việc thăm viếng trực tiếp, chiêu đãi… hoặc gián tiếp.
- Tiếp nhận tất cả các sự việc, yêu cầu… từ các Trưởng Bộ Phận, đồng nghiệp và đối tác – khách hàng… một cách chuyên nghiệp, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình Kế Toán Trưởng để được chỉ đạo xử lý- đảm bảo các vấn đề được giải quyết thỏa đáng.
• Hoạt động:
- Kiểm tra hóa đơn, đảm bảo đúng, đủ theo các điều khoản hợp đồng và biên bản giao nhận. Đối với thanh toán cho xây dựng kiểm tra hóa đơn xuất đủ theo biên bản nghiệm thu khối lượng.
- Cập nhật hóa đơn chứng từ vào phần mềm kế toán. Kiểm tra thẩm quyền duyệt chi của Ban lãnh đạo đảm bảo tuân thủ đúng quy định duyệt chi hiện hành.
- Kiểm tra hồ sơ chứng từ thanh toán đảm bảo tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ;
- Kết hợp với kế toán công nợ kiểm soát công nợ đối với nhà cung cấp trước khi thanh toán, đảm bảo không thanh toán thừa theo giá trị Hợp đồng/giá trị nghiệm thu đã ký kết.
- Hàng tuần kết hợp với kế toán công nợ để lập kế hoạch thanh toán tiền cho khách hàng, nhà cung cấp để trình lên Kế toán trưởng.
- Quản lý điều hành tất cả hoạt động chi trả được duyệt, đảm bảo các khoản chi luôn chính xác, báo cáo – ghi nhận sổ sách, tài khoản, chứng từ minh bạch & đúng thời hạn quy định, đúng quy trình – nguyên tắc.
- Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thời hạn quy định:
+ Chuyển UNC/bộ hồ sơ thanh toán ngoại tệ ra Ngân hàng, theo dõi kiểm soát tình hình thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
+ Lập Ủy nhiệm chi (UNC) trên phần mềm kế toán; trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ cho nhà cung cấp nước ngoài cần thực hiện theo các yêu cầu hồ sơ của ngân hàng và trình bộ hồ sơ thanh toán lên Kế toán trưởng và TGĐ khách sạn phê duyệt. Kế toán thanh toán phải thông báo cho kế toán thuế các hồ sơ thanh toán cho nhà thầu nước ngoài để phối hợp theo dõi và tính thuế nhà thầu.
- Chịu trách nhiệm huấn luyện cho nhân viên (nếu có) trong bộ phận thông qua các chương trình và chiến dịch đào tạo của bộ phận, của khách sạn đề ra.
- Quản lý – sử dụng hiệu quả tài nguyên, nhân lực…đúng mục đích công việc, tiết kiệm và không sử dụng phung phí, cho mục đích cá nhân.
- Đảm bảo tất cả hồ sơ, chứng từ được lưu trữ theo quy định.
- Tham gia họp bộ phận định kỳ để xem xét – đánh giá lại các hoạt động của bộ phận và đề ra phương án cho thời gian tới.
- Lắng nghe – tiếp thu ý kiến nhân viên (nếu có), đề xuất cải thiện môi trường làm việc ngày càng tốt hơn.
- Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của toàn Công ty theo tỉ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ.
- Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT đầu vào với bảng kê thuế đầu vào hàng tháng.
- Đảm bảo tất cả các Báo cáo định kỳ cho Kế Toán Trưởng đầy đủ và đúng ngày theo quy định.
- Tuân thủ lịch làm việc, lịch công tác đã được duyệt, đề xuất điều chỉnh nếu cần thiết tùy vào yêu cầu công việc.
- Hướng dẫn, theo dõi, nhắc nhở các phòng ban liên quan trong việc thực hiện các thủ tục thanh toán, hoàn ứng … đảm bảo tuân thủ theo các quy định về thanh toán.
- Luôn tìm hiểu, nắm bắt tình hình kinh doanh, công nợ phải chi cho khách hàng – đối tác để đưa ra dự báo ngắn hạn, dài hạn về các khoản chi – dòng tiền, báo cáo- đề xuất Kế Toán Trưởng điều chỉnh – cân đối chiến lược tài chính, xin chỉ đạo xử lý phù hợp.
- Đảm bảo về mức chi tiêu thực tế của bộ phận luôn hợp lý – hiệu quả, nằm trong kế hoạch, dự toán.
- Tích cực tham gia các sự kiện, chương trình của Ban Giám Đốc khách sạn tổ chức cho nhân viên vui chơi giải trí, tái tạo năng lượng – lan tỏa sự gắn kết, tương trợ nhau giữa các thành viên trong Bộ Phận cũng như giữa các Bộ Phận với nhau, với Ban Lãnh Đạo khách sạn. Đó cũng là hình ảnh & thương hiệu của khách sạn với đối tác- khách hàng, đồng nghiệp trong ngành khách sạn.
