TÓM TẮT CÔNG VIỆC /JOB SUMMARY
- Đảm bảo theo dõi hàng hóa nhập về, lập bảng phân hàng và theo dõi việc giao hàng đến tay khách hàng.
- Đảm bảo thông tin về đơn hàng được cập nhật đầy đủ/cảnh báo với khách hàng và các BP liên quan.
- Đảm bảo sách mẫu, sách mượn, sách tặng theo y/c của các bộ phận khác được xử lý nhanh chóng.
- Đảm bảo các đơn hàng được giao hàng đúng cam kết với khách hàng: đúng, đủ, kịp thời.
TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ /DUTIES AND RESPONSIBILITIES
- Xử lý đơn đặt hàng của KH:
Chuyển Delivery thành AR Inv khi KH confirm đã nhận được đủ hàng, đúng giá, chiết khấu.
Chuyển đơn hàng từ Portal thành Sale Order.
Nhận đơn hàng từ sale, từ KH qua điện thoại, qua email hoặc qua Portal.
Điền thông tin vào User Define Field của Delivery trong SAP.
Nhận Phiếu Giao Hàng từ kho Q1 & điện thoại confirm lần 3 với KH: xác nhận thời gian và số lượng nhận hàng vs PGH, giá và chiết khấu.
Điện thoại/ mail confirm lần 2 với KH: thông báo số lượng thiếu đủ, thời gian giao hàng,…
Kiểm tra công nợ và tồn kho.
Điện thoại/mail confirm lần 1 với KH: xác nhận lại số lượng, tựa, địa chỉ, người nhận hàng,…
Tạo đơn hàng trên Portal.
- Xử lý y/c trả hàng của KH:
Điện thoại confirm với KH: số lượng, tựa, thời gian nhận hàng, địa chỉ và người trả hàng.
Chuyển kho hoặc in ra đưa NV giao nhận hàng của NS để nhận hàng.
Theo dõi việc nhập trả hàng của kho và kế toán.
Nhận thông tin trả hàng từ sale, KH, kế toán, NV giao hàng
- Xử lý y/c gửi sách mẫu, sách mượn, sách tặng theo y/c của các bộ phận khác:
Theo dõi xuất hàng của kho và nhận hàng của KH.
Check tồn kho và gởi yêu cầu cho kho xuất hàng.
Lưu giữ chứng từ.
Nhận y/c bằng file (theo form) qua email/ file cứng (có ký duyệt của GĐ Kinh Doanh/ TGD).
- Đặt hàng, theo dõi và hàng đặt từ nước ngoài về:
Theo dõi kho giao hàng, điện thoại confirm thời gian nhận hàng, số lượng nhận hàng, điền vào delivery và chuyển qua AR Inv.
Gửi y/c đặt hàng của sale, KH (hợp đồng hoặc SO thiếu) cho Purchaser (SL, deadline)
Nhận confirmation, inv number và daily report từ purchaser
Khi có thông báo hàng sắp về kho, làm file phân hàng gửi kho (SO, SL, thời gian giao hàng)
Cập nhật biến động đơn hàng cho khách
Update thông tin hàng hóa về cho KH và Sale (thời gian dự kiến có hàng, số lượng)
Khi có thông báo hàng sắp về kho, điện thoại confirm hàng đã về và xác nhận thời gian giao hàng
Theo dõi inv, hàng hóa nhập kho đúng hạn để giao hàng cho khách
- Thực hiện số liệu báo cáo cho trưởng bộ phận:
Báo cáo SO pending:
+ Tổng hợp báo cáo SO pending.
+ Kết xuất và phân loại trên SAP SO pending theo các vùng miền.
+ Chỉnh sửa và bổ sung các thông tin Số order NXB, SL order NXB, Stock, INV, ngày cập cảng, dự kiến ngày giao hàng.
Báo cáo giữ hàng kho Reserve:
+ Tổng hợp báo cáo giữ hàng kho Reserve.
+ Cập nhật lại thông tin tiếp tục reserve hay chuyển sách về lại kho quận 9 kèm theo lý do.
+ Kết xuất và phân loại số lượng đang giữ hàng kho Reserve theo khách hàng, theo vùng miền.
- Tham gia giải quyết các công việc khác do cấp Quản lý trực tiếp phân công:
Theo sự phân công công việc của cấp Quản lý trực tiếp.
