POSITION SUMMARY/ TÓM TẮT CÔNG VIỆC:
Tiếp nhận yêu cầu, đặt và theo dõi đơn hàng, kiểm tra chất lượng, đánh giá NCC, mua trực tiếp khi cần, quản lý chứng từ và công nợ, báo cáo cấp trên.
RESPONSIBILITIES/ TRÁCH NHIỆM:
- Debt and documentation: Control receipts, send monthly account reconciliation emails, resolve discrepancies, and submit records to accounting. / Công nợ và hồ sơ: Kiểm soát biên lai, gửi email đối chiếu công nợ hàng tháng, xử lý sai sót và nộp hồ sơ cho kế toán.
- Contact and place orders: Call suppliers to order goods (vegetables, seafood, meat…), submit advance payment requests for urgent or special requirements. / Liên hệ và đặt hàng: Gọi nhà cung cấp để đặt hàng (rau, hải sản, thịt…), làm đề nghị tạm ứng khi cần gấp hoặc theo yêu cầu đặc biệt.
- Supplier evaluation: Conduct monthly evaluations, survey prices, quality, and delivery times, and update price fluctuations. / Đánh giá nhà cung cấp: Thực hiện đánh giá hàng tháng, khảo sát giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng, đồng thời cập nhật biến động giá.
- Monitor delivery and inspection: Oversee deliveries, check quality and quantity, and report immediately to the Purchasing Manager if issues arise./ Theo dõi giao nhận và kiểm tra: Giám sát việc giao hàng, kiểm tra chất lượng và số lượng, và báo ngay cho Trưởng Bộ phận Mua Hàng nếu phát sinh vấn đề.
- Direct purchasing: Personally purchase items when suppliers are unavailable or fail to deliver. / Thu mua trực tiếp: Trực tiếp mua hàng khi không có nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cấp không giao hàng.
- Documents and receiving information: Collect and forward delivery documents to the warehouse or accounting, and notify relevant departments for goods receipt. / Chứng từ và thông tin nhập hàng: Nhận và chuyển chứng từ cho kho hoặc kế toán, và thông báo các bộ phận liên quan để tiếp nhận hàng.
- Receive and plan purchases: Receive requests from departments (kitchen, restaurant…), analyze needs (types, quantities, specifications), find suppliers, create codes, and prepare purchase orders. / Tiếp nhận và lập kế hoạch mua hàng: Nhận đề xuất từ các bộ phận (bếp, nhà hàng…), phân tích nhu cầu (chủng loại, số lượng, thông số), tìm nhà cung cấp, tạo mã, và lập đơn đặt hàng.
