Công việc chính:
Đảm nhận hoạt động mua sắm vật tư, thiết bị, sản phẩm nội thất phục vụ cho các dự án thiết kế, thi công xây dựng – nội thất của công ty;
Là đầu mối tập trung quản lý, đàm phán với nhà cung cấp và kiểm soát chuỗi cung ứng vật tư, dịch vụ;
Tìm kiếm các đối tác hợp tác tiềm năng cho các công trình, dự án hiện hữu và tương lai của công ty nhằm tối ưu lựa chọn, giải pháp và chi phí.
Đảm bảo việc cung ứng kịp thời, đúng chủng loại, chất lượng, số lượng và tối ưu chi phí theo kế hoạch đã duyệt;
Chi tiết công việc:
Lập kế hoạch và quản lý mua sắm:
Chủ động dự báo và điều phối mua hàng theo nhiều giai đoạn nhằm đảm bảo tiến độ thi công và ngân sách.
Nhận kế hoạch mua sắm từ các phòng ban (thiết kế, thi công, kho) và xây dựng kế hoạch mua hàng tổng thể theo tiến độ dự án.
Tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhà cung cấp:
Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp chiến lược.
Thực hiện đánh giá, phân loại nhà cung cấp định kỳ dựa trên các tiêu chí: chất lượng, giá, năng lực giao hàng, dịch vụ hậu mãi...
Tìm kiếm và đề xuất các nhà cung cấp mới, có năng lực và giá cả cạnh tranh.
Đàm phán, thương lượng và ký hợp đồng
Thực hiện các hoạt động đàm phán về giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành...
Đảm bảo các đơn hàng được ký kết đúng tiến độ, đúng quy định pháp lý và nội quy công ty.
Soạn thảo hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng đơn hàng theo mẫu chuẩn của công ty.
Theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng
Theo dõi tiến độ giao hàng, giải quyết các phát sinh trong quá trình giao nhận (thiếu hàng, sai hàng, hư hỏng...).
Phối hợp với bộ phận kho và thi công để kiểm tra vật tư nhận được và xử lý chênh lệch.
Cập nhật dữ liệu mua hàng, giá cả thị trường, báo cáo định kỳ cho quản lý.
Kiểm soát chi phí và ngân sách
So sánh, phân tích giá giữa các nhà cung cấp và các thời điểm mua khác nhau để đưa ra giải pháp tối ưu.
Kiểm soát ngân sách mua sắm theo từng dự án, theo dõi sát sao với Dự toán được duyệt và kế toán.
Tham gia xây dựng quy trình, biểu mẫu
Chuẩn hóa biểu mẫu đơn hàng, danh mục vật tư, hồ sơ thanh toán.
Góp ý, cập nhật và cải tiến quy trình mua sắm nội bộ.
