Đánh giá và thu thập hồ sơ:
Xây dựng chính sách và thủ tục thu thập, phân loại và đánh giá tài liệu liên quan đến các dự án kỹ thuật, thiết bị điện tử và hiệu chuẩn (ví dụ: sonar, đo lường, kiểm tra thiết bị). Phân tích giá trị pháp lý, kỹ thuật và vận hành của tài liệu để xác định những hồ sơ cần lưu trữ lâu dài.
Tổ chức và lập danh mục:
Sắp xếp tài liệu (bao gồm bản cứng và bản mềm) theo hệ thống logic, phân loại rõ ràng theo từng dự án, loại thiết bị hoặc giai đoạn công việc. Lập danh mục, mô tả chi tiết và chuẩn hóa tên tài liệu để đảm bảo việc truy xuất nhanh chóng, thuận tiện cho các bộ phận kỹ thuật và quản lý.
Bảo quản và bảo tồn:
Thực hiện các biện pháp bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng, mất mát, bao gồm cả việc bảo quản vật lý (chống ẩm mốc, ánh sáng, nhiệt độ) và bảo quản số (sao lưu, sử dụng các định dạng số hóa phù hợp). Số hóa tài liệu quan trọng để nâng cao khả năng lưu trữ, chia sẻ và truy cập lâu dài.
Quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu:
Vận hành và cập nhật hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử (DMS hoặc hệ thống nội bộ), đảm bảo toàn bộ tài liệu được ghi nhận đầy đủ, chính xác, có thể truy xuất theo tiêu chuẩn ISO hoặc yêu cầu kiểm tra nội bộ/khách hàng.
Cung cấp quyền truy cập và hỗ trợ thông tin:
Quản lý quyền truy cập tài liệu phù hợp với cấp độ bảo mật, hỗ trợ các kỹ sư, trưởng nhóm dự án và đối tác trong việc tra cứu, khai thác tài liệu. Trả lời các yêu cầu truy xuất thông tin, đảm bảo đúng tài liệu, đúng người, đúng thời điểm.
Phối hợp và làm việc với các bên liên quan:
Là đầu mối phối hợp với các phòng ban kỹ thuật, quản lý chất lượng, dự án và đối tác bên ngoài để thu thập, cập nhật và kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu. Đảm bảo tài liệu đáp ứng yêu cầu nghiệm thu, bàn giao, kiểm định hoặc thanh tra.
Cải tiến hệ thống lưu trữ:
Tham gia đề xuất và triển khai các giải pháp cải tiến quy trình lưu trữ, chuẩn hóa biểu mẫu và cải thiện khả năng quản lý dữ liệu trong các dự án kỹ thuật – hiệu chuẩn có độ phức tạp và yêu cầu tài liệu cao.
