Mô tả công việc: NHÂN VIÊN LOGISTIC KIÊM HÀNH CHÍNH (ADMIN)
Phần Logistic:
Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu: Bao gồm hóa đơn, packing list, CO, CQ và các giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ.
Báo cáo định kỳ: Cung cấp báo cáo về tình hình vận chuyển, chi phí và tình trạng tồn kho cho cấp trên.
Quản lý tình trạng hàng hóa và tồn kho: Cập nhật thông tin về tình hình nhập xuất hàng hóa, tồn kho, giúp kiểm soát tốt các nguồn lực.
Theo dõi và điều phối hoạt động giao nhận hàng hóa: Bao gồm các công việc liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước, liên hệ với các đơn vị vận chuyển, forwarder, hãng tàu, hải quan để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian.
Phần Hành chính (Admin):
Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị: Đảm bảo các vật dụng cần thiết cho văn phòng luôn sẵn có và trong tình trạng hoạt động tốt.
Các công việc hành chính nhân sự: Hỗ trợ việc chấm công, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ.
Tiếp nhận và phân phối công văn, giấy tờ: Soạn thảo các văn bản hành chính và đảm bảo thông tin được chuyển giao chính xác.
Hỗ trợ các bộ phận khác: Đảm bảo sự phối hợp tốt giữa các phòng ban để công việc văn phòng diễn ra suôn sẻ.
Hỗ trợ tổ chức sự kiện và công tác: Sắp xếp các chuyến công tác, tổ chức họp, sự kiện nội bộ. Giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ để đàm phán chi phí hợp lý, tối ưu quy trình.
JOB DESCRIPTION: LOGISTICS STAFF CUM ADMINISTRATIVE STAFF
Logistics Section:
Prepare and check export- import documents: Includes invoices, packing lists, Certificates of Origin (CO), Certificates of Quality (CQ), and other related export/import documents, ensuring all paperwork is accurate and complete.
Manage goods status and inventory: Keep updated records of incoming and outgoing goods, as well as stock levels, to ensure proper resource management.
Monitor and coordinate goods delivery activities: This involves tasks related to the transportation of goods both domestically and internationally, liaising with transportation units, forwarders, shipping companies, and customs to ensure timely delivery.
Periodic reporting: Provide regular updates on management on transportation status, shipping costs, and inventory conditions.
Administrative Section:
Assist in organizing events and business trips: Arrange business trips, internal meetings, and events, and negotiate service provider costs to optimize processes.
Human resources administrative tasks: Assist with attendance tracking, recruitment, and maintaining personnel files.
Support other departments: Ensure smooth collaboration between departments to ensure the office operates efficiently.
Receive and distribute documents and communications: Draft administrative documents and ensure proper distribution of both internal and external communications.
Manage office supplies and equipment: Ensure that all necessary office supplies and equipment are available and in good working conditions.
