Thực hiện các công việc cần thiết khác để đảm bảo khu căn hộ hoạt động hiệu quả.
Thông tin cho các bộ phận liên quan và Ban quản lý về các khiếu nại, yêu cầu, đòi hỏi của chủ căn hộ/ khách thuê...và theo dõi để đảm bảo rằng các yêu cầu này được đáp ứng một cách đầy đủ.
Lấy ý kiến cư dân/khách hàng về chất lượng phục vụ của BQLTN/Nhà thầu dịch vụ.
Hỗ trợ Kế toán thu tiền phí quản lý và các dịch vụ khác.
Hợp tác và hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh tại khu vực lễ tân.
Quản lý khu vực sảnh tòa nhà (Sảnh Lễ tân), khu vực tiếp đón khách.
Báo cáo và làm việc các công tác khác cho hoạt động của Tòa nhà theo yêu cầu của TBQL.
Cập nhật thông tin đầy đủ về tòa nhà văn phòng/khu chung cư/khu đô thị để cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh cho khách hàng khi họ yêu cầu.
Tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng, chuyển cuộc gọi cho các bộ phận liên quan giải quyết công việc theo nhiệm vụ và quy định của công ty.
Nắm bắt đầy đủ các quy trình xử lý trong trường hợp khẩn cấp và danh bạ các số điện thoại khẩn cấp để liên lạc.
Trả lời điện thoại trong vòng ba hồi chuông với ngữ điệu lịch sự và trang nhã.
Kiểm soát đăng ký vận chuyển hàng hóa ra vào Tòa nhà của khách hàng và đơn vị nhà thầu.
Xử lý các tình huống khẩn cấp một cách bình tĩnh, hiệu quả theo quy định, hướng dẫn của công ty.
Cập nhật danh sách cư dân, khách thuê khi có thay đổi.
Đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị và/hoặc các phần trang trí, thiết bị nội thất nằm trong khuôn viên toà nhà hoặc ngay bên ngoài tòa nhà, và khu vực Lễ tân luôn được duy trì trong tình trạng gọn gàng, sạch sẽ. Phối hợp với văn phòng Ban quản lý và các bộ phận khác nhằm đảm bảo rằng các công việc sửa chữa, dọn vệ sinh... luôn được tiến hành một cách kịp thời.
Tiếp nhận và hướng dẫn dịch vụ cho khách hàng.
Duy trì mối quan hệ và hợp tác làm việc tốt với các bộ phận khác.
Hướng dẫn Cư dân về nội quy Tòa nhà, các thủ tục hành chính (đăng ký hộ khẩu, tạm trú tạm vắng,…) và cách thức đăng ký các dịch vụ tiện ích (truyền hình cáp, internet, điện, nước, điện thoại,…).
Hạn chế khách thuê chờ trong sảnh lễ tân để đảm bảo rằng các lái xe, người bán hàng, nhân viên giao hàng và bạn bè của khách thuê trong tòa nhà... không được phép lưu lại lâu trong khu vực này.
