Nhận ca làm việc
- Những thông tin công việc mà lễ tân ca trước bàn giao cho lễ tân ca sau phải được ghi đầy đủ, rõ ràng trên giấy tờ để nhân viên dễ nhớ mà thực hiện.
- Khi đến nhận ca làm việc, nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc, gồm: đồ đạc, các công việc cần thực hiện trong ca, … của ca trước.
- Xem xét số lượng tiền lẻ, chủ động đổi tiền để đáp ứng định ứng cho ca làm việc.
- Kiểm tra số lượng biểu mẫu, giấy in hóa đơn thanh toán có đủ dùng trong ca làm việc không, chủ động bổ sung kịp thời.
- Kiểm tra toàn bộ quầy thu ngân: các máy móc, thiết bị, dụng cụ… vẫn đảm bảo làm việc tốt.
Chuẩn bị mọi công việc sẵn sàng
- Làm vệ sinh khu vực cửa ra vào và khu vực đón khách
- Bảo quản, quản lý các vật dụng làm việc tại khu vực lễ tân
- Làm sạch thực đơn mẫu và mở sẵn trang trọng, đặt vào vị trí quy định
- Làm vệ sinh khu vực lễ tân
- Họp đầu giờ với giám sát hoặc quản lý để nắm rõ tình hình kinh doanh trong ngày
Đón tiếp khách
- Sắp xếp chỗ ngồi và hướng dẫn khách vào bàn
- Hỏi rõ khách đi bao nhiêu người, đã đặt bàn chưa, muốn ngồi khu vực nào của nhà hàng,…
- Nắm rõ và đầy đủ thực đơn nhà hàng, ẩm thực đặt biệt nhất của nhà hàng
- Giới thiệu thực đơn nhà hàng, giải đáp mọi thắc mắc của khách
- Chào đón khách ngay khi khách đặt chân vào nhà hàng và mỉm cười cám ơn mỗi khi khách ra về
- Cử chỉ, giọng nói lịch sự, niềm nở, lễ phép
Quản lý đặt bàn
- Nắm rõ tình trạng bàn để thông báo kịp thời cho khách
- Báo cáo tình hình đặt bàn cho giám sát hoặc quản lý vào đầu mỗi ca
- Nhận thông tin đặt bàn của khách (trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua email)
- Tránh tình trạng để khách chờ quá lâu (thường thì không được quá 20p đối với phiếu ăn có món nướng)
Ghi nhận thông tin Oder
- Đảm bảo các thông tin được nhập đủ và chính xác để khi in hóa đơn thanh toán cho khách không xảy ra sai sót.
- Nhận liên order từ nhân viên phục vụ, thực hiện nhập thông tin vào phần mềm thu ngân.
- Nhận liên order từ nhân viên phục vụ, thực hiện nhập thông tin vào phần mềm thu ngân.
- Đảm bảo các thông tin được nhập đủ và chính xác để khi in hóa đơn thanh toán cho khách không xảy ra sai sót.
Thực hiện quy trình thanh toán cho khách
- Khi khách thanh toán bằng tiền mặt: Nhận tiền thanh toán trực tiếp từ khách hoặc từ nhân viên phục vụ, kiểm đếm kỹ, kiểm tra tiền thật – giả, phân loại và cất vào ngăn kéo theo mệnh giá; thối lại tiền thừa- nếu có.
- Lưu vào sổ theo dõi hóa đơn số lượng hóa đơn đã xuất ra trong ca làm việc.
- Nhận yêu cầu thanh toán từ nhân viên phục vụ, in hóa đơn thanh toán – kiểm tra tính chính xác và chuyển cho phục vụ kiểm tra lại trước khi mang ra cho khách.
- Trường hợp khách thanh toán bằng thẻ tín dụng, nhân viên thu ngân cần phải kiểm tra mã số thẻ, thực hiện thao tác cà thẻ chính xác và đối chiếu chữ ký của khách.
- Nếu khách có voucher khuyến mãi, coupon giảm giá hay thẻ VIP thì áp dụng trừ vào hóa đơn thanh toán của khách.
- Kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và giao hóa đơn cho khách.
Hỗ trợ, xử lý các vấn đề phát sinh trong ca làm việc
- Phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh như: khách hủy món đã gọi, in sai hóa đơn…
- Nhanh chóng báo cáo với cấp trên các sự cố phát sinh với máy móc – thiết bị phục vụ hoạt động tính tiền cho khách để được hỗ trợ xử lý kịp thời.
- Phối hợp với nhân viên phục vụ tách – ghép bàn, quan sát khách – đảm bảo tất cả khách đến dùng bữa tại nhà hàng phải thanh toán đầy đủ trước khi rời đi.
- Ghi nhận thông tin order nếu khách order trực tiếp tại quầy thu ngân.
- Thực hiện yêu cầu đổi tiền mặt cho khách nhưng vẫn phải đảm bảo đủ định mức quy định.
Các công việc cuối ca
- Lưu các nội dung cần lưu ý vào sổ giao ban thu ngân.
- Sắp xếp lại các loại giấy tờ, chứng từ, hóa đơn… cho gọn gàng.
- Thực hiện việc lập các báo cáo hàng ngày: báo cáo cân đối chi tiết bán hàng, bảng cân đối bán hàng thực tế, báo cáo doanh thu… theo quy định của nhà hàng.
- Thực hiện việc kiểm – đếm số tiền thu được trong ca phục vụ, đảm bảo khớp với số liệu ghi nhận trong phần mềm thu ngân và tiến hành bàn giao cho người nhận theo mẫu của nhà hàng cùng với bản in các báo cáo ca, giao dịch thẻ, settlement…
- Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc.
Các công việc khác
- Tham gia đầy đủ các cuộc họp, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động – kinh doanh của nhà hàng.
- Sẵn sàng cung cấp thông tin về các chương trình ưu đãi, khuyến mãi cho thực khách.
- Tham gia đầy đủ các buổi đào tạo, bồi dưỡng khi được tạo điều kiện.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên thu ngân mới khi được yêu cầu.
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ cấp trên.
Báo cáo và bàn giao công việc
- Ghi sổ bàn giao công việc và tình trạng đặt bàn ngày tiếp theo cho hôm sau
- Báo cáo tình hình khách ra vào nhà hàng
- Báo cáo với quản lý tất cả các sự cố xảy ra trong ngày tại nhà hàng
- Vệ sinh khu vực lễ tân trước khi về
