Quản lý và ghi nhận các giao dịch nhập kho:
- Đảm bảo tính chính xác của số liệu nhập kho, từ đó cập nhật kịp thời vào hệ thống kế toán.
- Theo dõi, kiểm tra và ghi nhận các chứng từ nhập kho như phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, biên bản nghiệm thu hàng hóa.
- Đảm bảo hàng hóa nhập kho được ghi nhận đúng đắn, đầy đủ, theo đúng giá trị hợp đồng mua bán và các khoản chi phí liên quan như phí vận chuyển, thuế, chiết khấu.
Quản lý và ghi nhận các giao dịch xuất kho:
- Lập và kiểm tra các chứng từ xuất kho như phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng. Đảm bảo các hàng hóa xuất đi có đủ chứng từ và tuân thủ đúng các quy trình của công ty.
- Theo dõi xuất kho theo từng đơn hàng hoặc dự án, kiểm tra số lượng hàng xuất kho có phù hợp với đơn hàng hoặc yêu cầu sản xuất nếu thấy lượng hàng đến mức cảnh báo. Làm đề xuất điều chỉnh các mức cảnh báo lượng hàng tồn kho khi thấy lượng hàng tiêu thụ tăng đột biến, hoặc giảm đột biến so với thời điểm thiết lập ban đầu.
Kiểm tra và đối chiếu số liệu tồn kho:
- Thực hiện kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất) để xác nhận số lượng hàng hóa thực tế so với sổ sách.
- Theo dõi thường xuyên số lượng hàng hóa tồn kho và tiến hành đối chiếu với số liệu trên hệ thống để phát hiện các sai sót, thiếu hụt hoặc thừa hàng với Thủ kho.
- Lập báo cáo kiểm kê kho, ghi nhận các kết quả kiểm kê và xử lý các sai lệch nếu có.
Quản lý các chứng từ liên quan đến kho:
- Đảm bảo việc quản lý các chứng từ nhập – xuất – tồn kho được thực hiện đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy trình nhập xuất kho hàng hóa
- Lưu trữ các chứng từ kho theo đúng quy định, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
- Cập nhật và quản lý các biên bản, hợp đồng mua bán, hợp đồng cung cấp dịch vụ kho bãi, v.v.
Lập báo cáo tồn kho :
- Cung cấp các báo cáo tồn kho định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm) cho bộ phận quản lý và các phòng ban liên quan.
- Làm các báo cáo về hàng hóa theo yêu cầu của BLĐ.
Phối hợp với các bộ phận liên quan:
- Phối hợp với bộ phận bán hàng để đảm bảo việc xuất kho đúng tiến độ và đúng số lượng khách hàng yêu cầu.
- Hỗ trợ bộ phận sản xuất trong việc cung cấp nguyên vật liệu hoặc hàng hóa cần thiết cho quá trình sản xuất.
- Làm việc chặt chẽ với bộ phận mua hàng để cập nhật tình trạng kho và dự báo nhu cầu nhập hàng.
