Quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ
- Báo cáo việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ
- Thực hiện các công việc sao chép, in ấn tài liệu, hồ sơ theo sự phê duyệt của Ban giám đốc
- Quản lý và sử dụng con dấu Công ty: Kiểm tra các văn bản trước khi đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu Công ty theo qui định và pháp luật hiện hành.
- Quản lý công văn đi, đến và lưu trữ hồ sơ: Hàng ngày vào sổ theo dõi Công văn đi, đến, tiếp nhận trình Lãnh đạo xem xét và chuyển các bộ phận liên quan
Quản lý, thực hiện và theo dõi công tác hành chính
- Quản lý và theo dõi kiểm tra cấp nước khoáng BTP cho CBNV và bán cho CBNV, khách hàng.
- Kiểm tra thường xuyên các dịch vụ thông tin liên lạc thông suốt (Điện thoại, internet,..., và đề xuất các biện pháp khắc phục khi có sự cố.- Quản lý máy photocopy và photo các chứng từ các bộ phận liên quan khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc/ Trưởng phòng
- Đảm bảo môi trường cảnh quan công ty sạch đẹp và an ninh- Phân công công việc và kiểm tra việc thực hiện của bộ phận bảo vệ, cây cảnh, tạp vụ, cấp nước BTP và báo cáo cho Trưởng Phòng.
- Quản lý, điều động đội lái xe văn phòng. Theo dõi Kiểm tra chỉ số km các xe hoạt động và nạp nhiên liệu định mức đã xây dựng, theo dõi chấm công đối với các Lái xe.
- Soạn thảo thông báo, qui định, hướng dẫn công việc... đảm bảo thực thi theo công việc và đáp ứng yêu cầu quản lý hành chính
- Tổng hợp, đề xuất nhu cầu văn phòng phẩm, phí chuyển phát nhanh, hóa đơn điện nước, internet, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, suất ăn, BHLĐ- Đảm bảo các chi phí đúng quy định, đầy đủ hóa đơn, chứng từ và thanh toán theo đúng quy định.
- Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong công ty. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.- Bảo quản tài sản được phân công phụ trách và giám sát việc sử dụng đúng mục đích
Triển khai thực hiện việc tổ chức khen thưởng, tổng kết, liên hoan
- Lập kế hoạch, dự toán ngân sách, đề xuất thực hiện công tác về chương trình như tặng quà, tổ chức sinh nhật công ty, khen thưởng, tuyên dương cá nhân/tập thể có thành tích xuất sắc, liên hoan, tổng kết cuối năm.
- Làm công tác hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
Kiểm tra, giám sát- Kiểm soát kết quả thực hiện theo kế hoạch được phê duyệt để đưa ra kịp thời các giải pháp nhằm điều chỉnh có hiệu quả.- Theo dõi kiểm tra hàng ngày, tuần và báo cáo cho Trưởng Phòng về việc thực hiện các nội dung trên.
Thu thập, phân tích, đánh giá, cải tiến-
- Thu thập thông tin đầy đủ, chính xác, các kết quả thực hiện các mục đã nêu trên và có ý kiến đề xuất kịp thời để hoàn thiện tốt hơn nữa .- Nắm bắt kịp thời các văn bản pháp quy đã ban hành, lưu trữ hồ sơ văn bản khoa học hơn, hiện đại hơn.
