Công việc hành chính:
- Nhận/ phát các thư từ, hồ sơ, công văn gửi đến và gửi đi hàng ngày.
- Theo dõi việc chi trả các chi phí văn phòng như: phí thuê văn phòng, thuê nhà của BGĐ, bảo vệ, điện, nước, điện thoại, internet, chi phí chuyển phát nhanh, taxi, thuê máy photocopy,... và các chi phí phát sinh khác.
- Tính ngoài giờ cho tài xế, tạp vụ (nếu có) hàng tháng.
- Quản lý hồ sơ pháp lý công ty: lưu trữ, công chứng hồ sơ và cung cấp cho các Bộ phận khi cần.
- Quản lý tài xế công ty: tình hình sử dụng xe, bảo dưỡng xe định kỳ, mua bảo hiểm xe, chi phí xăng xe hàng tháng, thời gian làm việc ngoài giờ,...
- Quản lý con dấu công ty: theo dõi, kiểm tra các hồ sơ cần đóng dấu của các Phòng ban trong công ty.
Tuyển dụng:
- Tiếp nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng và bảng mô tả công việc từ các Bộ phận trong công ty; đăng bài tuyển dụng lên các trang tin tuyển dụng, hội nhóm tìm việc làm;
- Lập báo cáo tuyển dụng trình lên Ban Giám Đốc; soạn thảo và gửi thư mời nhận việc.
- Sắp xếp lịch phỏng vấn, thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên; trao đổi với ứng viên về thu nhập, chế độ phúc lợi;
- Tiếp nhận, sàn lọc cơ bản, tóm tắt thông tin và gửi hồ sơ ứng viên đến Trưởng phòng/bộ phận yêu cầu tuyển;
Quản lý lao động:
- Theo dõi, lập báo cáo chấm công (đi trễ/về sớm) hàng tháng.
- Soạn thảo hợp đồng thử việc và các văn bản liên quan.
- Đào tạo nhân viên mới về văn hoá công ty, các quy định hiện hành,..
- Nhập thông tin nhân viên vào phần mềm nhân sự; quản lý hồ sơ nhân viên, cập nhật, điều chỉnh thông tin khi cần.
Các công việc phát sinh khác:
- Phối hợp với các thành viên của Phòng Nhân Sự tổ chức các sự kiện chung của công ty như: tiệc cuối năm, chương trình khám sức khoẻ hàng năm, du lịch, Team Building, Workshop cho nhân viên mới.
- Thực hiện các công việc chung của Phòng Nhân sự khi được phân công điều động.
- Làm thủ tục bảo lãnh nhập cảnh, Visa, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú, Đăng kí tạm trú cho Lao động nước ngoài (và gia đình của người nước ngoài).
- Thực hiện một số công việc theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
