· Giám sát và kiểm tra, theo dõi và yêu cầu tất cả các đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty hoàn thiện hồ sơ, mẫu biểu theo quy trình quy định của công ty.
· Lưu trữ và cập nhật lên hệ thống hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy tờ phát sinh trong quá trình làm việc theo quy định về văn thư lưu trữ.
· Theo dõi và hỗ trợ trong công tác điều chỉnh các hợp đồng khách hang thanh toán sai nội dung (sai số hợp đồng, không nhập nội dung thanh toán,…)
· Tham mưu cho cấp trên về các vấn đề thực tiễn phát sinh để phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các quy định, văn bản hướng dẫn vận hành nghiệp vụ mua bán, xử lý nợ, quy định quản lý rủi ro tuân thủ tại công ty.
· Kiểm tra chính xác với từng văn bản các phê duyệt của cấp quản lý phụ trách nghiệp vụ, ký nháy trước khi trình người có thẩm quyền ký phê duyệt các văn bản vận hành/nghiệp vụ đảm bảo chuẩn về pháp lý theo quy định phát luật và theo quy định của công ty.
· Thực hiện tất cả công việc hành chính, hỗ trợ phục vụ cho nghiệp vụ Kiểm soát hồ sơ tác nghiệp, hồ sơ vận hành của các đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty.
· Hỗ trợ công tác thực hiện hoàn tiền cho khách hang đối với những trường hợp khách hàng đóng dư theo quy trình hoàn tiền của công ty từng thời kỳ.
· Thực hiện các báo cáo về việc hỗ trợ nghiệp vụ cho Giám đốc trung tâm.
· Xây dựng kế hoạch thực hiện công việc hỗ trợ hàng tháng, quý, năm về công tác hỗ trợ nghiệp vụ.
· Chịu trách nhiệm soạn thảo và chuẩn bị các văn bản đúng các biểu mẫu đã ban hành theo quy trình văn thư lưu trữ, công văn đi, đến, các văn bản phát sinh trong quá trình vận hành xử lý nợ, mua bán nợ của công ty.
· Hỗ trợ các công việc khác liên quan đến hoạt động mua bán nợ, in ấn trình ký hồ sơ, gửi và theo dõi hồ sơ điện tử và thông tin bản cứng.
· Gửi và theo dõi hồ sơ quy trình xử lý tài sản bảo đảm, quy trình thu xe và hướng dẫn các đơn vị cung cấp dịch vụ,… xử lý tài sản bảo đảm theo quy trình quy định.
· Theo dõi, xử lý và lưu trữ hồ sơ vận hành liên quan đến miễn giảm lãi, miễn giảm gốc,… và các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình vận hành.
· Thực hiện công tác quản lý, chấm công theo dõi lịch làm việc, tổng hợp chấm công phòng và đối soát công hang ngày/hàng tháng.
· Quản lý, lưu trữ, cấp phát số của giấy giới thiệu, giấy xác nhận công tác cho nhân viên công ty.
· Quản lý, lưu trữ, cấp phát mượn và thu hồi giấy đăng ký xe máy.
· Thực hiện đề nghị tuyển dụng/trang thiết bị/sắp xếp vị trí làm việc các nhân viên tại phòng.
· Phối hợp các phòng liên quan về hành chánh nhân sự và công việc khác: văn phòng phẩm, thủ tục, quy định, thực hiện quy trình.
· Báo cáo định kỳ: ngày/tháng/năm đến cấp quản lý trực tiếp.
· Các công việc khác được cấp quản lý giao từng thời kỳ.
