Lễ tân:
- Lập kế hoạch, phân bổ, theo dõi, đăng ký phòng hội họp, đào tạo cho CBNV, khách hàng;
- Kiểm soát khách ra vào văn phòng, thực hiện công tác đón – tiễn khách; chăm sóc, hỗ trợ khách hàng, đối tác trong suốt quá trình làm việc tại văn phòng;
- Kiểm tra, kiểm soát vệ sinh, sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ khu vực phòng họp, không gian khu vực lễ tân đón khách;
- Trả lời điện thoại Hotline Công ty, xử lý thông tin ban đầu và hướng khách hàng, đối tác đến bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
Hành chính
- Hỗ trợ khối Dự án trong công tác hành chính khi có phát sinh.
- Dựa trên nguồn quỹ hành chính để thực hiện công tác quản lý, chi tiêu, mua sắm vào đúng mục đích, hợp lý, tiết kiệm chi phí Công ty;
- Quản lý, theo dõi, thống kê tình hình sử dụng và báo cáo kiểm kê tài sản Công ty;
- Theo dõi CBNV khối văn phòng thực hiện nội quy văn phòng. Tiến hành nhắc nhở khi có vi phạm kỷ luật, vệ sinh… và báo cáo với BLĐ;
- Thực hiện làm hồ sơ thanh toán, tổng hợp báo cáo việc chi tiêu, sử dụng chi phí hành chính để tham mưu, đề xuất với BLĐ tối ưu sử dụng quỹ hành chính hiệu quả, tiết kiệm;
Văn thư lưu trữ
1 Quản lý chuyển phát nhanh:
- Quản lý thư đi: kiểm tra quy cách đóng gói, thông tin điền trên thư trước khi gửi đi, làm việc với nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát để đảm bảo thư gửi đi đúng thời gian, hỗ trợ CBNV kiểm tra quá trình thư giao và các phát sinh khác.
- Quản lý thư đến: nhận thư, điền thông tin vào sổ lưu trữ, chuyển thư cho CBNV là người nhận và ký nhận, xác nhận thông tin nội dung thư;
2 Đóng dấu tài liệu:
- Đóng dấu văn bản, hồ sơ của Công ty; lưu lại thông tin văn bản hồ sơ được đóng dấu.
- Bảo quản, cất giữ con dấu Công ty;
3 Quản lý hồ sơ, tài liệu chung của Công ty;
- Quản lý và hệ thống văn bản, giấy tờ Pháp lý của Công ty khoa học, dễ dàng tìm kiếm; hỗ trợ các phòng ban khi có nhu cầu kiểm tra, sử dụng giấy tờ;
- Cấp số và thời gian ban hành văn bản;
- Kiểm tra, rà soát nhắc nhở và giám sát phòng ban khác trong việc thực hiện lưu trữ hồ sơ, giấy tờ đúng quy cách, đúng hình thức lưu trữ (bản mềm, bản cứng), trách nhiệm lưu trữ các loại văn bản và sắp xếp theo vị trí quy định Công ty ban hành.
