Nhân viên Hành chính, Lễ tân

Mục đích công việc
- Luân chuyển công văn kịp thời đến ngưới có liên quan.
- Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại Công ty lịch sự và chu đáo.
- Nhận và chuyển cuộc gọi chính xác, thông suốt và nhanh chóng.
Nhiệm vụ
Thực hiện nhận, chuyển công văn cho đơn vị, cá nhân liên quan: Đảm bảo công tác lưu trữ văn thư theo quy định.
Quản lý và theo dõi: Máy fax, máy photo, máy nước uống, tài sản thuộc quầy tiếp tân; Phối hợp phòng IT liên hệ mời các NCC thay thế/ bảo hành/ bảo trì các thiết bị tổng đài, máy fax, máy photo, máy in,... khi bị sự cố.
Tạm ứng, quyết toán chi phí.
Quản lý và cấp phát VPP, thẻ xe, thẻ ra/vào tòa nhà, Huy hiệu, Đồng phục, Sim điện thoại.
Quản lý và chuẩn bị phòng họp tiếp đón khách và thông báo đến các đơn vị có liên quan; Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện của Công ty/ và phòng Tổng Giám Đốc.
Đặt vé máy bay- vé Tàu- vé Xe- Khách sạn phục vụ CBNV đi công tác.
Thu hồi thẻ gửi xe, thẻ ra/ vào toàn nhà, huy hiệu, sim điện thoại ... khi NLĐ nghỉ việc.
Quản lý thẻ xe Taxi (cấp, thu hồi, xác nhận bảng kê công nợ và thanh toán); Lập lệnh điều xe và theo dõi GPS xe văn phòng.
Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính: Điện, nước, Grab giao hàng, phí thuê văn phòng, nước uống, thay mực máy in, Photocopy, sim điện thoại, cước Mobifone...
Đặt hoa theo yêu cầu của Ban TGĐ/ đơn vị (mừng sinh nhật, viếng, chúc mừng...).
Quản lý hệ thống biểu mẫu; Trình Tổng Giám đốc ký hồ sơ; Soạn thảo và gửi mail thông báo ban hành các văn bản hành chính.
Trực tổng đài điện thoại: Nhận, chuyển cuộc gọi cho các đơn vị có liên quan, ghi nhận thông tin của khách hàng: Cung cấp chính xác thông tin đối tác, khách hàng.
Giám sát công việc vệ sinh khối văn phòng.
Các công việc khác theo sự phân công Cấp quản lý trực tiếp.

- Chuyên ngành: Văn thư; Hành chánh quản trị; Ngôn ngữ Trung hoặc Anh.
- Trình độ: Cao đẳng trở lên.
- Ngoại hình: Ưa nhìn, gọn gàng, phát âm chuẩn.
- Tuổi: Độ tuổi từ 25- 30
- Kiến thức: Có kiến thức chuyên môn về Lễ tân.
- Thử việc: 02 tháng
- Giới tính: Nữ
- Kinh nghiệm: 5 (Năm) với vị trí tương đương.
- Vi tính: Thành thạo Word, Excel,...
- Kỹ năng: Giao tiếp tốt; giải quyết vấn đề; quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu.
- Tố chất/ Phẩm chất: Trung thực, cẩn thận, chịu áp lực và chủ động trong công việc, tinh thần trách nhiệm.
- Thái độ: Chuẩn mực, hòa nhã với tất cả mọi người, Tinh thần hợp tác với đồng nghiệp trong công việc.
- Ngoại ngữ: tiếng Trung hoặc tiếng Anh (kỹ năng: nghe, nói).
- Thời gian làm việc: Thứ 2- Thứ 7 (từ 08:15 đến 17:30)
- Địa điểm làm việc: 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh

- Ngày nghỉ: Theo quy định Bộ luật lao động.
- Cơ hội huấn luyện: Tham gia các khóa huấn luyện về hệ thống.
- Đồng nghiệp: Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, chuyên nghiệp, nhiều cơ hội thăng tiến.
- Phúc lợi:
+ Thưởng vào các dịp Lễ, lương tháng 13, Teambuiding, Sinh nhật, nghỉ Lễ- Tết, Phép năm...
+ Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Phụ cấp khác :Tiền cơm trưa.

Cập nhật gần nhất lúc: 2024-02-17 09:55:24