Nhân Viên Hành Chính - Chăm Sóc KH & Xử Lý Visa

Mục tiêu công việc
Đảm nhận vai trò hỗ trợ vận hành hành chính, tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách hàng sau đăng ký, theo dõi và hướng dẫn hồ sơ xin visa du học. Đảm bảo quy trình dịch vụ diễn ra trơn tru, đúng tiến độ và nâng cao sự hài lòng của phụ huynh – học sinh.
Nhiệm vụ chính
Hành chính – Vận hành dịch vụ

Chuẩn bị hợp đồng dịch vụ, giấy tờ liên quan theo mẫu có sẵn.
Phối hợp với kế toán trong việc kiểm tra thanh toán, hỗ trợ xuất hóa đơn khi cần.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ học sinh: bản cứng và bản mềm.
Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công (đặt lịch, in ấn, chuẩn bị tài liệu…).

Chăm sóc khách hàng

Là đầu mối hỗ trợ học sinh và phụ huynh trong suốt quá trình chuẩn bị du học.
Ghi nhận và xử lý các phản hồi, yêu cầu bổ sung từ khách hàng.
Trả lời email, tin nhắn, cuộc gọi từ khách hàng liên quan đến tình trạng hồ sơ, tiến độ và lịch trình.
Cập nhật thường xuyên thông tin học sinh và phối hợp với các bộ phận liên quan để hỗ trợ kịp thời.

Hồ sơ & thủ tục Visa

Đặt lịch phỏng vấn, hướng dẫn điền form, theo dõi kết quả visa và cập nhật thông tin.
Kiểm tra hồ sơ visa và phối hợp với chuyên viên tư vấn/đối tác để đảm bảo tính đầy đủ – chính xác.
Hướng dẫn học sinh chuẩn bị hồ sơ xin visa theo từng thị trường (Úc, Anh, Mỹ, Canada…).

Quản lý thời gian nộp – nhận kết quả visa theo timeline của từng học sinh.

Sử dụng thành thạo Word, Excel, Google Drive.
Cẩn thận, có kỹ năng tổ chức công việc và làm việc với hồ sơ, giấy tờ.
Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản trở lên (đọc hiểu giấy tờ, email đối tác…).
Tốt nghiệp Đại học, ưu tiên ngành Hành chính, Ngoại ngữ, Kinh doanh hoặc Giáo dục.
Có hiểu biết cơ bản về quy trình xin visa du học là một lợi thế.
Ưu tiên ứng viên đã từng làm trong môi trường giáo dục, tư vấn du học hoặc dịch vụ khách hàng.
Giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp với khách hàng (email, điện thoại, trực tiếp).

Thu nhập ổn định
Được đào tạo về sản phẩm, quy trình CSKH và kỹ năng tư vấn.
Lộ trình phát triển rõ ràng lên Senior hoặc Chuyên viên.
Môi trường giáo dục hiện đại, nhiều cơ hội phát triển kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng cao cấp.

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-08-12 09:45:02