Cấp dưới trực tiếp : Nhân viên kiểm đếm
Đơn vị : Trung tâm vận hành khai thác- Phòng khai thác cảng
Báo cáo :
- Cấp QL gián tiếp: Trưởng/phó phòng khai thác
- Cấp QL trực tiếp: Trưởng ca khai thác
Quan hệ công việc (Phối hợp ) :
- Với các tổ chức/cá nhân bên ngoài: Các đơn vị Cung cấp, Nhà thầu, Khách hàng, Đại lý tàu, Chủ hàng…
- Với các Phòng trong Công ty: Nhân viên các phòng Quản lý thiết bị khai thác, Thương vụ và đại lý tàu, CNTT, Tài chính Kế toán, Nhân sự và tổng hợp, Logistics
TÓM TẮT MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Lập kế hoạch và giám sát hoạt động khai thác hàng hóa và tàu; Giám sát hoạt động và di chuyển an toàn của người và thiết bị cơ giới; Kiểm soát chứng từ khai thác tàu; Xử lý yêu cầu và thông tin khai thác nhận từ khách hàng và cơ quan chức năng.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
Lập kế hoạch khai thác
Đảm bảo kế hoạch khai thác được cập nhật cho các bên liên quan kịp thời.
Giám sát hoạt động đưa và lấy khỏi tàu bất cứ tài sản nào, kể cả thiết bị làm hàng.
Phối hợp với phòng Thương mại để lập kế hoạch tàu cập, cung cấp dịch vụ khai thác cho khách hàng và cập nhật lịch tàu cho các bên liên quan.
Phối hợp với phòng IT để đảm bảo hoạt động khai thác qua hệ thống và giám sát bằng camera liên tục.
Kiểm soát việc cập nhật thông tin, kế hoạch và yêu cầu nhân lực cho nhà thầu.
Tham vấn cấp trên để lập kế hoạch khai thác bãi, kho và nơi lưu trữ khác an toàn và hiệu quả.
Đảm bảo duy trì việc giám sát hoạt động khai thác theo ca được liên tục.
Yêu cầu nhà thầu đáp ứng năng suất khai thác, đảm bảo an toàn và vệ sinh khu vực làm hàng.
Đảm bảo các hoạt động khai thác cảng tuân thủ kế hoạch hàng hóa, tàu và các chính sách của Công ty.
Giám sát việc tuân thủ kế hoạch khai thác
Thông tin phương thức và yêu cầu làm hàng an toàn cho hiện trường.
Phối hợp với bộ phận Sản xuất và phòng Kỹ thuật trong việc điều phối hoạt động của thiết bị cảng.
Phối hợp với Hoa tiêu và hiện trường để phương tiện thủy neo đậu, di dời và rời theo đúng kế hoạch.
Thực hiện kế hoạch khai thác
Theo dõi sự di chuyển xe, hàng hóa và tàu. Cảnh báo cho bộ phận An ninh- an toàn để cùng xử lý.
Yêu cầu dich vụ nhà thầu cho hoạt động khai thác hàng hóa, tàu và các mục đích khai thác khác.
Hỗ trợ giám sát và thu thập thông tin trực tiếp từ hiện trường.
Phối hợp với nhà thầu và hiện trường để xử lý ách tắc về khai thác, kể cả hệ thống.
Can thiệp hiện trường khi có bất cứ tác động ảnh hưởng đến năng suất và an toàn khai thác. Báo cấp Trưởng ca khai thác để xử lý khi vượt thẩm quyền.
Cập nhật toàn bộ hoạt động khai thác trong ca và sử dụng CCTV để giám sát tất cả hoạt động khai thác.
Phối hợp và điều động phương tiện giao nhận hàng theo đúng kế hoạch.
Cập nhật đăng ký ra vào cảng và theo dõi sự di chuyển, đặc biệt là người đi bộ trong khu vực khai thác.
Theo dõi, thực hiện kế hoạch cầu bến và hàng hóa. Cập nhật hoạt động bãi, tàu và hiện trường.
Giám sát hoạt động vận hành an toàn của các thiết bị và xe cơ giới, bao gồm của nhà thầu và khách hàng.
Liên hệ với các bộ phận, phòng ban khác và nhà thầu để cung cấp và hoàn thành dịch vụ cho khách hàng.
Phối hợp với các bên hiện trường về giám sát an toàn đối với tất cả hoạt động liên quan đến khai thác.
Cập nhật chứng từ khai thác
Xử lý khai báo giám sát hàng hóa và đăng ký trên các phần mềm.
Kiểm tra tính xác thực của đăng ký ra vào cho các hoạt động liên quan đến khai thác.
Hướng dẫn và cập nhật đăng ký trực tuyến từ khách hàng và truyền tải dữ liệu khai thác.
Thu thập, xử lý chứng từ tàu, hàng hóa và yêu cầu để lập kế hoạch.
Kiểm tra và chuyển tiếp chứng từ yêu cầu của khách hàng cho bộ phận liên quan.
Tuân thủ sự phân công và kế hoạch công việc từ Giám sát.
Cập nhật chứng từ tàu và hàng vào hệ thống.
Bàn giao bộ chứng từ tàu và hàng hóa cho việc thanh toán.
Báo cáo hàng hóa, tàu và dịch vụ cho khách hàng và nội bộ.
Kiểm soát di chuyển an toàn
Phối hợp với bộ phận An ninh an toàn giám sát lưu thông, đặc biệt đối với người đi bộ trong cảng.
Cảnh báo điểm nóng, tắc nghẽn hoặc có nguy cơ va chạm cao cho các bên để cùng xử lý.
Báo cáo cấp trên can thiệp khi sự cố ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động khai thác.
Cập nhật cho khách hàng về quy định lưu thông trong cảng đối với người và phương tiện.
Tham gia kiểm soát các hoạt động làm việc trên cao, trong hầm hàng và nơi làm việc an toàn tại hiện trường.
Đảm bảo hoạt động giám sát an toàn khai thác bằng CCTV liên tục
Phối hợp với các bộ phận để ngăn chặn hành vi có khả năng gây ra sự cố khai thác.
Xử lý yêu cầu
Đảm bảo việc hỗ trợ khách hàng đăng ký thông tin trực tuyến.
Đảm bảo việc chuyển tiếp yêu cầu của khách hàng cho đúng bộ phận, phòng ban phụ trách
Phối hợp với các bộ phận và phòng ban để tiếp giải quyết khiếu nại, thắc mắc hoặc tranh chấp các vấn đề liên quan đến khai thác hàng, dịch vụ cảng và cung ứng cho tàu.
Quản lý việc nhận và phản hồi yêu cầu từ khách hàng nhằm giải quyết nhanh chóng, tránh ách tắc hoặc than phiền từ các bên.
Báo cáo cấp trên khi xung đột với khách hàng không thể giải quyết theo thẩm quyền.
Cập nhật kế hoạch cầu bến và tình trạng cầu bến cho Cảng vụ theo đúng quy định.
Hướng dẫn khách hàng tuân thủ đúng qui định về yêu cầu dịch vụ khai thác.
Kiểm soát chứng từ tàu
Giám sát việc kết toán số liệu cho nhà thầu.
Kiểm soát hoạt động xác thực và lưu trữ chứng từ tàu đúng quy định.
Đảm bảo các điều chỉnh hoặc thay đổi số liệu phải có chứng từ.
Đảm bảo khách hàng cập nhật chứng từ khai thác tàu kịp thời.
Báo cấp trên khi có tranh chấp về số liệu khai thác tàu.
Kiểm soát việc cập nhật dữ liệu vào hệ thống khớp với khai báo của khách hàng.
Giải quyết các vấn đề liên quan đến chứng từ tàu.
Đảm bảo chứng từ tàu đúng với giao dịch thực tế và được xác nhận bởi các bên liên quan.
Nhiệm vụ bổ sung
Sắp xếp nhân lực và báo cáo cấp trên trực tiếp khi có biến động.
Tuân thủ và đảm bảo nhân viên tuân theo chính sách, quy định của Công ty.
Đào tạo, huấn luyện và đánh giá năng lực nhân viên.
Hỗ trợ thử nghiệm và đánh giá phần mềm quản lý khai thác cảng.
Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào từ cấp quản lý trực tiếp.
Truyền tải yêu cầu và quy định về phòng chống dịch bệnh cho các bên liên quan đến hoạt động khai thác.
