NHIỆM VỤ:
• Kiểm tra cước vận chuyển và giữ tải với hãng Hàng Không/ Checking Air Freight and secure space with carrier.
• Report any irregular points to customer and manager, co- work with all relevant parties to investigate and solve problems if have
• Hỗ trợ trong trường hợp có thành viên nghỉ phép/ Incase any staff in the team is absence, support to cover their work under the temporary arrangement of Superior.
• Chuẩn bị và cung cấp chứng từ gốc theo mẫu cho đội hiện trường và làm báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của Trưởng bộ phận/ Order, prepare, provide original docs forms to Noi Bai team and monthly report to managers.
• Hợp tác với các thành viên khác để làm kế hoạch gom hàng/ Double check with all other member in team to share shipment&039;s destination for consolidation
• Lập và gửi kế hoạch hàng xuất cho đội hiện trường sân bay/ Inform to Operation team at NBA the shipping schedule by shipping list before 14h00 of check in date. AM flight must be sent a day before check in date
• Theo dõi lịch trình hàng hóa/ Tracking & Tracing
• Học hỏi, tiếp thu các kĩ năng liên quan đến đàm phán, giải quyết vấn đề, mở rộng mối quan hệ/ Learn how to negotiate with airlines, solve problems, get closer relationship with both airlines and customer from superior.
• Gửi kế hoạch lấy hàng cho đội điều hành vận tải/ Inform pick up plan to trucking team ( If NEV has to pickup cargo).
• Cải thiện kiến thức liên quan đến chuyên nghành/ Improve knowledge about Forwarding and relevants, espcially air exporting field
• Gửi báo cáo theo yêu cầu của khách hàng và quản lí/ Make any required report from customer and Management exactly, clearly and on time
• Nhập dữ liệu hệ thống AS400 và xuất vận đơn HAWB/ Input data on AS400 system for issuing HAWB.
• Xuất giấy báo nợ trên hệ thống AS400 và in chứng từ gửi kế toán/ Issue debit notes and send them (if required) to customer or oversea. And Printed HAWBs and hand- over to accounting team for settle payment with customers.
• Mua bảo hiểm nếu khách hàng yêu cầu/ Arrange Insurance with UIC if customer request.
• Gửi lịch trình cho các bên liên quan bao gồm: hải quan, khách hàng, đại lí/ Inform shipping plan ( flight schedule, HAWB/MAWB, warehouse code, cut off time, and PIC at NBA): Customs brokerage at satellite office for customs clearance; Shipper and also NE at dest. (If needed.)
• Gửi thông báo hàng đi cho khách hàng và đại lý nước ngoài/ Send DI with all HAWB/MAWB/Flight schedule and nessessory documents / requirements to Oversea agents.
• Kiểm tra chi phí kho hàng, phí lưu kho lưu bãi (nếu có)/ Checking the Terminal charges, handling fee and storage charges ( if any)
• Lên kế hoạch gom hàng cho chặng HKG, NRT/ Making consolidation plans for HKG, NRT
• Theo dõi và kiểm tra kế hoạch làm thủ tục check- in tại sân bay để đảm bảo hoạt động trôi chảy/ Double check with NBA to make sure cargo can finish check in smoothly.
• Liên hệ và duy trì mối quan hệ với khách hàng/ Daily contact with customer to get close relationship and other infomations.
• Phối hợp với phòng bán hàng để cung cấp báo giá nếu có yêu cầu/ Co- operate with Sales team to provide quotation for customers if any inquiries
• Lưu trữ tài liệu chính xác và tuân thủ cho chứng từ bản mềm và bản cứng/ Archive all documentations orderly and suitably with both forms: soft docs and hard docs.
• Cập nhật quy trình mới cho khách hàng nếu có/ Update new procedures to customer if need.
• Theo dõi và làm hàng các lô hàng đặc biệt/ Handle some special kind shipments which usual arrange: oversize, keep temperature, DG…
• Theo dõi kế hoạch làm thủ tục hải quan/ Keeping contact Customs brokerage team for customs declaration’s situation.
• Sử dụng mẫu báo cáo để lưu trữ thông tin sau khi họp với khách hàng/ Using "Meeting Report" when have "Sale calling" or "Sale meeting" (discuss about service and their requirements) with customers
• Liên hệ Khách hàng kiểm tra kế hoạch xuất hàng/ Contact to customer to get daily export schedule
• Làm đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp, hãng hàng không và trích chi phí cước vận chuyển trên hệ thống AS400/ Settle Payment to Airlines, suppliers and input Air Freight cost on AS400 system
QUYỀN HẠN:
• Chủ động áp dụng các phương thức lưu trữ phù hợp và thuận lợi nhất/ Actively apply the most suitable and favorable methods of archieving.
• Phối hợp với quản lí và phòng bán hàng để gửi báo giá cho khách hàng/ Co- op with Manager and Sale team to make quotation for customers
• Tham gia các khóa đào tạo của IATA và các chương trình khác/ Attend annual training programmes from IATA and other parties.
• Yêu cầu kế toán kiểm tra lại chứng từ trước khi làm thanh toán/ Require double checking from accounting team before payment.
• Được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp/ Receive support from colleagues
• Khai thác thông tin về đối thủ cạnh tranh từ khách hàng/ Get as much as possible information from customer about our competitors
• Chủ động sắp xếp bố trí hàng hóa/ Arrange normal shipments actively.
• Giới thiệu lợi thế và dịch vụ mới của công ty cho khách hàng/ Instroduce our advantages and new service to customers.
• Được hướng dẫn cụ thể rõ ràng/ Require to be guided temporary tasks clearly, specificly and in detail.
• Nhận được sự hướng dẫn, giải thích và kinh nghiệm từ cấp quản lí/ Recieve explanations, guidances of knowledge and experience from supriors.
• Yêu cầu chứng từ bản mềm từ Hãng hàng không để kiểm tra trước khi nhận bản gốc/ Require soft files (especially excels forms) from carriers to check first.
• Tiếp nhận thông tin phản hồi và đánh giá của khách hàng về dịch vụ/ Get feedvacj and evaluation from customer about our services
• Yêu cầu các bộ phận liên quan phối hợp để làm hàng/ Require related departments to co- operate to handle the shipments
