Đối với công ty:
- Chuẩn bị và gửi các thông tin xuất/nhập hàng cho bộ phận kho để hoàn thành công việc theo thời gian quy định.
- Tiếp nhận thông tin từ khách hàng, kiểm tra và xác nhận thông tin, chuẩn bị chứng từ xuất (nhập) và gửi ra kho để nhân viên trong kho tiến hành xuất/ nhập hàng.
- Làm việc với tài xế, kiểm tra thông tin hàng hóa và nhận biên bản từ tài xế, ký xác nhận, lưu lại bản gốc và trả lại tài xế bản photo.
- Kiểm tra chứng từ, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ và (Biên bản giao nhận hàng, tally sheet, …) lưu chứng từ (có đầy đủ chữ kí) cẩn thận.
- Lập báo cáo chốt sản lượng vào cuối tháng và gửi cho quản lý.
- Đảm bảo tính chính xác và bảo mật của các thông tin hàng hóa được cập nhật như thông tin hàng hóa, dữ liệu nhập, xuất, tồn của khách hàng được giao trên hệ thống/file excel của công ty.
- Lưu tất cả các biên bản trả hàng bằng giấy và nhập vào file excel/ hệ thống để theo dõi
- Gửi báo cáo hằng ngày (Inventory, hình ảnh, scan chứng từ, biên bản nếu có hàng hư hỏng) đầy đủ thông tin, chính xác, đúng thời hạn.
Đối với khách hàng:
- Gửi báo cáo, các chứng từ cần thiết liên quan cho khách hàng theo đúng timeline, không chậm trễ làm phát sinh thiệt hại hoặc rớt KPI mà khách hàng yêu cầu
- Phản hồi email các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ nhập / xuất đã xảy ra đúng thời gian quy định
Trường hợp phát sinh:
- Giải quyết công việc với Khách hàng qua điện thoại và các phương tiện giao tiếp khác như email, fax… nhân viên chứng từ liên quan và bộ phận hiện trường kho.
- Hỗ trợ truy vết sản phẩm khi nhận được thông báo/ complaint từ KH (tìm lại chứng từ xuất hàng của lô hàng liên quan, email,…)
- Có trách nhiệm thay thế giải quyết công việc của Giám sát chứng từ/ nhân viện chứng từ (nếu nhận được bàn giao từ quản lý) nhằm không để công việc chung bị gián đoạn làm ảnh hưởng đến chất lương dịch vụ của Công ty cung cấp cho Khách hàng.
· Trung thực, đảm bảo chính xác về thông tin của hàng hóa, dịch vụ.
· Chịu trách nhiệm quản lý, chăm sóc, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng được giao thông qua các hoạt động chứng từ, dịch vụ tại kho.
Không tiếp tay cho các hành vi tiêu cực gây ảnh hưởng xấu tới danh tiếng, tài chính của công ty.
