- Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng.
- Cập nhật thông tin, lưu trữ, theo dõi, dữ liệu cư dân, tủ thư, vật nuôi,...
- Phối hợp với Trưởng bộ phận, hướng dẫn và đào tạo nhân viên Lễ tân trong công việc hàng ngày: tác phong nghiệp vụ, thái độ và ý thức làm việc.
- Quản lý, phân loại khách hàng một cách khoa học. Lưu trữ đầy đủ thông tin của khách hàng tại Dự án.
- Trực điện thoại, sẵn sàng nghe máy tiếp nhận các ý kiến của KH, trực FB, phản hồi, trả lời khách hàng nhanh nhất có thể trên các nhóm cư dân khác.
- Hướng dẫn bán vé bơi tháng và ngày cho cư dân, khách hàng, phân biệt cư dân và khách ngoài. Quản lý form biểu áp dụng tại sảnh, biên bản bàn giao, báo cáo ngày, phiếu gửi đồ, phiếu chuyển đồ,..
- Quản lý thẻ xe, thẻ thang máy. Tiếp nhận đăng ký thẻ xe, thẻ thang cho khách hàng. Định kỳ báo cáo nhập – xuất- tồn thẻ xe, thang. Đề xuất cấp thẻ, in thẻ khi cần thiết.
- Quản lý, cập nhật danh sách các căn hộ đã niêm phong chìa khóa cửa chính, để thực hiện các công tác xử lí đối với các tình huống khẩn cấp xảy ra khi không có chủ nhà trong căn hộ.
- Lập hồ sơ, trình hồ sơ Công ty/Chủ đầu tư/Ban quản trị.
- Quản lý, hướng dẫn khách hàng đến làm việc về: đặt Standee, nhà thầu đăng ký thi công, căn hộ đăng ký thi công, đăng ký sử dụng tiện ích tòa nhà,...
- Trong trường hợp Dự án sử dụng phần mềm quản lý vận hành hoặc phần mềm kế toán. Yêu cầu Cá nhân/bộ phận sử dụng, cập nhật các dữ liệu thông tin lên phần mềm đầy đủ. Theo dõi dữ liệu, các lịch sử khiếu nại, thắc mắc của khách hàng lên phần mềm QLVH. Tương tác, thông tin phản hồi với các bộ phận khi liên quan đến khiếu nại, phản ánh của khách hàng về kế toán, tài chính của dự án.
- Theo dõi, thống kê, cập nhật các hợp đồng với các đơn vị nhà thầu. Tổng hợp lịch làm việc hàng tháng của các nhân viên trong Dự án, sắp lịch phân ca làm việc, châm công, theo dõi lịch nghỉ phép.
- Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục điện, nước với các bên liên quan.
- Hỗ trợ bộ phận kế toán thu phí và giải đáp thắc mắc theo quy định, nhiệm vụ được phân công.
- Soạn thảo văn bản gửi các bên liên quan, lưu trữ, theo dõi công văn đến/đi: tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết; đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty.
- Kiểm tra e- mail của khách hàng gửi đến địa chỉ e- mail của BQLVH. Trả lời các nội dung trong khả năng cho phép, truyền tải thông tin e- mail của khách hàng tới các bộ phận liên quan khi cần thiết để cùng phối hợp xử khiếu nại, xử lý ý kiến của Khách hàng.
- Cập nhật nắm rõ các thông tin về tiện ích của tòa nhà để kịp thời cập nhật thông tin và cung cấp cho khách hàng khi cần thiết.
