Mục tiêu công việc
Đảm bảo công tác kế toán, hành chính và vận hành văn phòng được thực hiện chính xác, kịp thời và minh bạch; hỗ trợ quản lý hoạt động bán trú mầm non; tuân thủ quy trình Sổ ba bước; phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của trường diễn ra trôi chảy.
Nhiệm vụ chính
Công tác hành chính – văn phòng
Tạo phiếu thu – chi, phiếu xuất – nhập kho, hóa đơn VAT và các chứng từ kế toán liên quan.
Theo dõi và đối soát công nợ học phí với phụ huynh; gửi thông báo nhắc phí qua ứng dụng hoặc email định kỳ.
Nộp doanh thu tiền mặt hàng ngày vào tài khoản ngân hàng của công ty theo quy định.
Theo dõi và quản lý quỹ tiền mặt, đối chiếu số dư ngân hàng hàng ngày.
Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và lưu trữ chứng từ, hóa đơn trước khi nhập vào sổ sách kế toán.
Lập bảng lương, tính lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN.
Theo dõi, quản lý công nợ phải thu – phải trả; liên hệ đối tác để xử lý các vấn đề phát sinh.
Kiểm kê định kỳ và báo cáo tồn kho, tài sản; đối chiếu số liệu sổ sách.
Thực hiện kê khai thuế tháng, lập báo cáo tài chính tháng/quý/năm, hồ sơ quyết toán thuế năm.
Quản lý và báo cáo chi phí sự kiện, hoạt động ngoại khóa, tham quan, dã ngoại.
Lập các báo cáo tài chính nội bộ hàng tháng trình Ban Giám hiệu.
Tính và thu học phí, phí ngoài giờ, tiền ăn, các khoản phí dịch vụ khác đúng hạn, đúng quy định.
Theo dõi và hạch toán các khoản thu từ hoạt động ngoại khóa, dịch vụ cộng thêm (CLB năng khiếu, trông ngoài giờ…).
Hạch toán và phân bổ doanh thu, chi phí theo chuẩn mực kế toán.
Lập dự toán thu – chi hàng tháng/quý cho Ban Giám hiệu phê duyệt.
Công tác kế toán – tài chính
Quản lý hồ sơ học sinh và dữ liệu lớp học trên Excel/Dotb/Schooly/Base We Work (được đào tạo nếu chưa thành thạo).
Quản lý hồ sơ nhân sự: hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân, quyết định lương, quyết định bổ nhiệm.
Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn phòng và điều phối công việc chung.
Quản lý, lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thu – chi khoa học, bảo mật.
Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, lễ hội, họp phụ huynh.
Kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất, thiết bị, đồ chơi trong lớp và khuôn viên trường; phối hợp bảo trì/sửa chữa khi cần.
Chấm công, quản lý phép năm; đăng ký vân tay cho nhân viên trên máy chấm công.
Tìm kiếm, làm việc với nhà cung cấp; mua sắm nhu yếu phẩm, học phẩm, văn phòng phẩm.
Quản lý, đặt và cấp phát ấn phẩm truyền thông (tờ rơi, banner, standee) phục vụ tuyển sinh và sự kiện.
Hỗ trợ Ban Giám hiệu lập kế hoạch mua sắm và bảo dưỡng trang thiết bị định kỳ.
Quản lý cấp phát đồng phục học sinh và giáo viên, theo dõi số lượng và chất lượng.
Công tác truyền thông & báo cáo
Tham gia kiểm tra đột xuất quy trình chế biến và phục vụ bữa ăn.
Lập và lưu trữ hồ sơ kiểm soát chất lượng bữa ăn, định lượng thực phẩm, hóa đơn mua hàng thực phẩm.
Báo cáo định kỳ về chi phí bán trú và chất lượng dịch vụ.
Theo dõi hạn sử dụng và điều kiện bảo quản thực phẩm; phối hợp xử lý khi phát hiện sai lệch.
Kiểm soát tồn kho thực phẩm và dụng cụ nhà bếp; báo cáo hư hỏng/mất mát kịp thời.
Quản lý quy trình đặt hàng, nhận hàng và lưu trữ chứng từ liên quan đến bữa ăn học sinh.
Theo dõi và quản lý thực đơn, suất ăn hàng ngày của học sinh.
Công tác bán trú mầm non
Phối hợp cùng bộ phận marketing trong tiếp cận và chăm sóc phụ huynh tiềm năng.
Tư vấn tuyển sinh mầm non, trung tâm kỹ năng và trung tâm tiếng Anh theo chỉ tiêu.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng nhập học, phiếu thông tin cho phụ huynh mới.
Ghi nhận và phản hồi yêu cầu, thắc mắc của phụ huynh; chuyển tiếp đến bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.
Hướng dẫn phụ huynh cài đặt camera lớp và ứng dụng sổ liên lạc điện tử (Dotb/Schooly); hỗ trợ đăng nhập và sử dụng.
Cập nhật dữ liệu khách hàng tiềm năng (lead) và kết quả tư vấn trên phần mềm quản lý tuyển sinh.
Công tác chăm sóc phụ huynh & tuyển sinh
Thực hiện và cập nhật Sổ ba bước đầy đủ, chính xác theo quy định.
Đề xuất cải tiến quy trình thu phí, quản lý hồ sơ, phối hợp liên phòng để nâng cao hiệu quả.
Gửi thông báo định kỳ cho phụ huynh qua ứng dụng sổ liên lạc điện tử schooly.
Báo cáo định kỳ/đột xuất các vấn đề nổi bật (tài chính, cơ sở vật chất, phụ huynh, tuyển sinh) cho Ban Giám hiệu.
Cập nhật nội dung thông báo, tuyển sinh và sự kiện lên fanpage, website, Zalo Official, Zalo mini app (được đào tạo nếu chưa biết).
Chụp ảnh, quay video và lưu trữ hình ảnh các hoạt động/sự kiện của trường.
6. Nhiệm vụ khác
Hỗ trợ các hoạt động, sự kiện của trường khi được yêu cầu.Thực hiện các công việc khác theo phân công của Ban Giám hiệu.
