Mục tiêu công việc:
Chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động tiền mặt của Công ty Chuẩn bị hóa đơn bằng cách nhập và xác minh chính xác dữ liệu khách hàng, phụ tùng, dầu nhớt và phí nhân công một cách hiệu quả nhất để giảm thời gian chờ đợi hóa đơn của khách hàng Phối hợp với bộ phận Kế toán phải thu để quản lý số dư tài khoản và xác định các khoản nợ chưa thanh toán hoặc các điểm không nhất quán khác
Nhiệm vụ của Thủ quỹ:
Chi tiền mặt chỉ được thực hiện khi chứng từ thanh toán đã được người có thẩm quyền phê duyệt.
Dựa trên các khoản thu và chi tiền mặt, Kế toán tiền mặt phải lập báo cáo lưu chuyển tiền mặt hàng ngày theo định dạng yêu cầu.
Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản thu tiền mặt của Công ty.
Tất cả các khoản thu tiền mặt phải được xuất kèm theo Biên lai chính thức (OR) đã in sẵn.
Luôn sẵn sàng thu tiền từ doanh thu bán hàng tại xưởng, bán xe và các khoản khác theo yêu cầu.
Các khoản thu tiền mặt phải được cập nhật hàng ngày vào sổ quỹ và hệ thống kế toán.
Kiểm kê tiền mặt thực tế phải được thực hiện vào cuối mỗi tháng dưới sự chứng kiến của kế toán viên.
Kế toán tiền mặt phải tuân thủ các hướng dẫn thu tiền mặt.
Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản chi tiền mặt và chuyển khoản tiền mặt nội bộ của Công ty.
Chịu trách nhiệm và có trách nhiệm giải trình về biên lai chính thức.
Định kỳ, theo quy định về số dư tiền mặt tối thiểu tại quỹ, thủ quỹ gửi tiền vào ngân hàng.
Nhiệm vụ của Kế toán Hóa đơn Xưởng sửa chữa:
Kiểm tra dữ liệu nhập vào hệ thống để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn cuối cùng;
Phối hợp chặt chẽ và nghiêm túc với bộ phận thu nợ để theo dõi số dư tài khoản; đối chiếu nợ quá hạn hàng ngày và thông báo cho CSM về các khoản phải thu quá hạn hàng tuần.
Kiểm tra mã khách hàng trong hệ thống để đảm bảo chúng khớp với loại công việc, xác định mã khách hàng chính xác cho khách hàng bên ngoài, khách hàng nội bộ (mã liên công ty, mã liên phòng ban).
Kiểm tra chứng từ nhận hàng để lập hóa đơn như báo giá, bảo hiểm bảo hành, phê duyệt tỷ lệ chiết khấu, R.O., phiếu giảm giá… đối chiếu chứng từ với dữ liệu đã nhập trong hệ thống.
Thường xuyên liên hệ với bộ phận kế toán về hệ thống kế toán của xưởng.
Thu thập tất cả thông tin cần thiết để xác thực thông tin khách hàng (tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ) và kiểm tra các khoản phải thu (Báo giá, tỷ lệ chiết khấu, v.v.) theo đúng quy định.
Thu thập tất cả các chứng từ liên quan từ người kiểm soát tiến độ để lập hóa đơn.
Kiểm tra khoản thanh toán của khách hàng với bộ phận Kế toán phải thu để đảm bảo đáp ứng các điều kiện hoàn thành (chỉ xuất hóa đơn khi đáp ứng quy trình hoạt động tiêu chuẩn của công ty về việc xuất hóa đơn).
Chuẩn bị sẵn sàng hỗ trợ bộ phận thu nợ khi cần thiết.
Cập nhật và nhập doanh thu hàng ngày từ hoạt động xưởng để chuẩn bị báo cáo hàng tháng.
Chuẩn bị hóa đơn để hoàn trả chi phí bảo hành.
