VAI TRÒ KẾ TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU:
- Kiểm tra tất cả các tài khoản doanh thu và nhập dữ liệu từ sổ nhật ký vào Sổ Cái.
- Kiểm tra tất cả các khoản doanh thu hàng ngày từ tất cả các bộ phận (Rooms/ Phòng, F&B, SPA và doanh thu khác) và ghi nhận vào hệ thống kế toán.
- Thực hiện Báo cáo kiểm soát hàng ngày bao gồm kiểm soát giá phòng, ăn uống, giảm giá, chiết khấu, hủy bill, tiêu dùng nội bộ.
- Kiểm tra sổ theo dõi khách của hệ thống kế toán so sánh với sổ theo dõi khách của phần mềm bán hàng khách sạn.
- Xác thực các Voucher (phiếu quà tặng) tương ứng từ báo cáo của Kiểm toán đêm với báo cáo doanh thu từ các bộ phận.
- Đối chiếu tất cả các khoản doanh thu và thanh toán đối ứng hàng ngày giữa PMS (Phần mềm quản lý bán hàng) và hệ thống Kế toán, đảm bảo các khoản doanh thu được ghi nhận đúng và đầy đủ giữa 2 hệ thống.
- Kiểm tra giá phòng giữa hợp đồng và giá đặt phòng, giữa booking và hóa đơn So sánh giữa giấy order (Yêu cầu) của bếp và nhà hàng, giữa giấy gọi đồ của khách với phiếu bán hàng và hóa đơn. Kiểm tra giữa báo cáo doanh thu của bộ phận và hóa đơn, phiếu bán hàng, các loại chứng từ, giữa hóa đơn và các loại báo cáo doanh thu khác từ các bộ phận khác.
- Chịu trách nhiệm về các tài khoản PM (Tài khoản Tạm thời), phối hợp với các bộ phận để kiểm soát các tài khoản PM.
- Đảm bảo chuẩn bị kịp thời và gửi các Báo cáo doanh thu và Báo cáo thống kê hàng ngày.
- Kiểm tra tất cả các khoản hoàn tiền trên hệ thống và so sánh với tài liệu được phê duyệt bởi Quản lý Tiền sảnh, Kiểm soát Tài chính và Tổng Quản Lý.
- Thực hiện các thủ tục Kiểm toán nâng cao nhằm tối ưu hóa doanh thu của Khách sạn.
- Kiểm tra hàng ngày sổ khách hàng các nội dung về ngày trả phòng, báo cáo trực tiếp cho Kiểm soát Tài chính nếu hệ thống hoạt động không đúng hoặc có số liệu bất thường.
- Chịu trách nhiệm duy trì doanh số bán hàng thực hiện so sánh với báo cáo của Kế toán doanh thu, Thủ quỹ, Lễ tân, Bộ phận ẩm thực và kiểm tra tất cả các hóa đơn, đảm bảo các hóa đơn được thực hiện chính xác.
- Đảm bảo tất cả các chứng từ được sử dụng theo đúng thứ tự, với bất cứ thất thoát, hủy bỏ chứng từ phải được phê duyệt theo quy định, và được điểm bán hàng lưu trữ theo thứ tự ngày tháng.
- Xem xét các khoản giảm, miễn trừ để đảm bảo đúng thẩm quyền phê duyệt, báo cáo mọi sai biệt với các quy định, chính sách của Khách sạn.
- Duy trì việc cập nhật thông tin và phản hồi phù hợp trong vòng 24h theo yêu cầu của bộ phận
- Các công việc khác có thể được giao.
VAI TRÒ KẾ TOÁN CÔNG NỢ:
- Lập các báo cáo cần thiết liên quan đến các khoản phải thu.
- Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản hoa hồng phải trả cho đại lý, ghi nhận đầy đủ và thanh toán kịp thời. Thực hiện kiểm tra các khoản hoa hồng được áp dụng từ các đại lý du lịch trước khi thanh toán.
- Thực hiện phân bổ hàng ngày các khoản thu tiền bằng thẻ tín dụng và báo cáo với Trưởng bộ phận Tài Chính kế toán nếu có bất kỳ sự khác biệt nào xảy ra.
- Kiểm tra các khoản phí cà thẻ tín dụng, chuẩn bị cho việc đối chiếu các tài khoản hàng tháng. Mọi tranh chấp phải được báo cáo lên Trưởng bộ phận Tài Chính kế toán ngay lập tức và tiến hành xử lýkhoản khác biệt.
- Ghi nhận sổ cái cho các nghiệp vụ phát sinh, đối chiếu để kiểm soát số liệu ít nhất 10 ngày một lần ngoài ngày cuối cùng của tháng.
- Kiểm soát việc lập hoá đơn cho tất cả các khoản phải thu, có đầy đủ chữ ký, chứng từ và được cập nhật kịp thời vào phần mềm kế toán
- Chịu trách nhiệm về các tài khoản, bảng sao kê và thư nhắc nợ được gửi đúng thời hạn.
- Chịu trách nhiệm về tất cả các khoản doanh thu và phải thu của các tài khoản khác nhau được cập nhật đúng thời hạn.
- Cân đối các sổ chi tiết tài khoản phải thu khớp với tổng hợp các khoản phải thu và lập báo cáo tuổi nợ của tất cả các khoản phải thu (bao gồm các khoản phải thu từ nhân viên công ty)
- Theo dõi kiểm soát các Đề xuất trả sau (Credit application form), tiến hành đầy đủ thủ tục tham khảo, phê duyệt của Kiểm soát Tài chính và Tổng Quản lý trước khi cho trả sau.
- Lập bản tổng hợp các khoản phải thu (City Ledger) từ công việc của Kiểm toán đêm (Nigh Audit).
- Đối chiếu và tổng hợp các khoản ứng trước của khách hàng (Deposit ledger) và đảm bảo phù hợp giữa phần mềm PMS và phần mềm Kế Toán, bất kỳ sự khác biệt phải báo cáo với Trưởng phòng Tài Chính kế toán ngay lập tức.
- Tiến hành một cuộc họp tín dụng hàng tháng với các trưởng bộ phận có liên quan. Lập biên bản cuộc họp và thông báo cho các bộ phận để tiến hành theo dõi và thu hồi công nợ.
- Hỗ trợ công việc kế toán khác theo sự phân công điều động của Kiếm soát tài chính (Financial controller), Ban Giám Đốc.
- Phản hồi các thắc mắc của khách hàng và tranh chấp tài khoản (những thư giải đáp thắc mắc phải có chữ ký của Trưởnphòng Tài Chính kế toán hoặc Tổng Quản lý).
