• Kiểm soát chi phí
- Đảm bảo việc thực hiện các chính sách, thủ tục trong kiểm soát giá vốn. Chuẩn bị các báo cáo giá vốn theo yêu cầu của Ban quản lý khách sạn.
- Xây dựng mức tồn trữ kho an toàn của tất cả các kho để đảm bảo sự đáp ứng các hoạt động của các bộ phận liên quan.
- Thực hiện các đơn đặt hàng để đảm bảo tồn kho an toàn (par stock) cho kho tổng và các kho của bộ phận Tài chính kế toán quản lý.
- Xác định bảng tiêu thụ giá vốn tiêu chuẩn (Chi phí định lượng và Chi phí ẩn) cho các sản phẩm dịch vụ bán ra, chuyển giá vốn phần ăn nhân viên khách sạn (bữa ăn nhân viên) ( ENT, FOC )
- Xác thực các phần ăn của nhân viên khi trực thay Tổng quản lý (MOD), chiêu đãi Đồ ăn & uống được xử lý theo quy trình và thực hiện báo cáo hàng ngày.
- Hàng ngày, hàng tháng thực hiện đối chiếu bán hàng ẩm thực (F&B), thông qua báo cáo phân tích bán hàng, các số liệu không nhất quán phải được giải trình.
- Thực hiện nhập dữ liệu xuất kho vào hệ thống từ các phiếu xuất kho của Thủ kho và Nhận hàng.
- Thực hiện và đảm bảo mọi hoạt động xuất nhập kho được hạch toán chính xác, có đầy đủ chứng từ được phê duyệt phù hợp quy định.
- Dựa vào báo cáo dự kiến số lượng khách để tính toán và kiểm soát đơn đặt hàng thực phẩm từ Bếp và Nhà hàng.
- Đảm bảo tất cả hàng nhập, xuất các kho được ghi nhận đúng với đầy đủ chứng từ chứng minh.
- Xây dựng mối quan hệ làm việc với bếp trưởng, quản lý F&B, nhân viên bếp, nhân viên pha chế,…. để có được công thức giá vốn đồ ăn, đồ uống tối ưu nhất.
- Thực hiện kiểm hàng tồn kho của tất cả các kho vào cuối tháng, đối chiếu số dư với các sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo F&B hàng ngày, hàng tháng với phân tích chi tiết về các sai lệch, các khả năng, ví dụ như xu hướng của tỷ lệ giá vốn hàng bán, mặt hàng ít dùng, đổ vỡ & mất mát, vv …
• Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí:
- Tìm kiếm những nhà cung cấp có giá rẻ hơn, hoặc tìm kiếm cách để tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên để tiết kiệm chi phí lương.
- Vị trí Kiểm soát chi phí phải tìm kiếm cơ hội để tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của khách sạn.
• Báo cáo và giám sát:
- Rà soát và xây dựng các báo cáo liên quan đến chi phí của khách sạn và đưa ra các khuyến nghị để giảm chi phí (Bao gồm chi phí từ các bộ phận như Ẩm thực, Bếp, Buồng phòng, Kỹ thuật, Nhân sự… và chi phí theo hạng mục chi tiết).
- Giám sát ngân sách và thực hiện các biện pháp kiểm soát chi phí.
- Các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý cấp trên.
