Hành chính Thu mua

Mua hàng và xử lý hồ sơ, chứng từ mua hàng

Lưu trữ hồ sơ mua hàng (bản cứng & file mềm).
Tiếp nhận đề nghị mua hàng từ các bộ phận (PR).
Theo dõi tiến độ nhà cung cấp chuyển hồ sơ, tổng hợp đầy đủ hồ sơ để trình ký và theo dõi tiến độ phê duyệt.
Tổng hợp các báo giá, so sánh để trình đề xuất lựa chọn nhà cung cấp và soạn thảo đơn đặt hàng. (PO)
Mua hàng theo danh mục đã được phân công và phê duyệt.

Theo dõi đơn hàng, tiến độ giao hàng

Cập nhập nhật tình trạng PO (đã đặt hàng – đang giao hàng – hoàn tất đơn hàng).
Theo dõi tiến độ giao hàng, nhắc nhà cung cấp khi gần đến hạn.
Phối hợp với kho/bộ phận sử dụng xác nhận đã nhận hàng.
Hỗ trợ trưởng bộ phận trong việc xử lý phát sinh như: nhà cung cung cấp giao hàng chậm, giao hàng không đúng số lượng, không đạt chất lượng….., xử lý bảo hành.
Tổng hợp danh sách đơn hàng tồn đọng hằng ngày để báo với trưởng bộ phận có hướng kịp thời xử lý ngay.

Theo dõi tiến độ, làm thanh toán và cập nhật dữ liệu mua hàng, báo cáo

Cập nhật danh sách và hồ sơ pháp lý nhà cung cấp, tổng hợp đánh giá nhà cung cấp định kỳ theo Quý ( giá, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi…..)
Báo cáo mua hàng hằng tuần gồm những mặt hàng đã mua, mặt hàng còn tồn động, cập nhật tiến độ…
Nhập liệu mua hàng vào file để theo dõi.
Đối chiếu PO – Hóa đơn – Biên bản giao nhận và nghiệm thu.
Theo dõi tình trạng công nợ nhà cung cấp.
Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán.

Theo dõi nhập – xuất – tồn kho và quản lý các kho của Công Ty

Kiểm tra đối chiếu: PO – phiếu nhập – phiếu xuất, chịu trách nhiệm kiểm soát kỹ hàng tồn trong các kho của Công Ty đạt hiệu quả, tránh thất thoát.
Tổng hợp báo cáo tồn kho định kỳ theo tháng.
Theo dõi tồn kho tối thiểu/ tối đa và cảnh báo các mặt hàng chậm luân chuyển, các mặt hàng gần hết để có kế hoạch đặt mua (đối với các mặt hàng có lưu trữ).
Cập nhật số liệu nhập/ xuất kho ngay sau khi có phát sinh.
Tham gia kiểm kê định kỳ hằng tháng.

Hỗ trợ bộ phận hành chính trong các công tác hành chính, văn phòng.
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Ban Giám Đốc và phòng mua hàng.

Tuân thủ các chính sách và nội quy làm việc của công ty, luôn thực hiện đúng quy trình và các công việc trong thời gian làm việc của mình, thể hiện sự cam kết của tổ chức và đảm bảo an toàn nơi làm việc, thể hiện sự sẵn sàng đón nhận việc được quản lý theo chỉ đạo của Trưởng nhóm với tinh thần hợp tác cao.
Rèn luyện và nâng cao tính chất đạo đức sống như: tâm tính trong sáng luôn hướng thiện phục vụ lợi ích cộng đồng, nghĩ thật, nói thật, làm thật.
Thành thạo tin học văn phòng, cẩn thận, kỹ tính và có thể tham gia giải quyết công việc ngay khi có phát sinh ngoài giờ làm việc.
Tốt nghiệp đại học trở lên đối với ngành kế toán, quản trị, kinh tế hoặc các ngành có liên quan và có kinh nghiệm ít nhất từ 2 năm trở lên đối với vị trí mua hàng, kế toán nội bộ, admin…
Luôn trung thực, đạo đức tốt, chính trực, điềm tĩnh, cẩn thận, bảo mật và có tâm với công việc. Siêng năng, chịu khó, biết sáng tạo, có khả năng thích ứng cao với công việc.
Có khả năng tổng hợp thông tin nhanh, xử lý tình huống, giải quyết vấn đề với nhà cung cấp nhanh và hiệu quả.
Luôn hoà đồng, giúp đỡ đồng nghiệp, có tinh thần hợp tác, có kỹ năng làm việc nhóm để cùng nhau đạt được kết quả cao trong công việc.

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Nghỉ phép năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-03-16 12:35:02