* Tiến hành xin visa, giấy phép lao động và các giấy tờ liên quan khác cho BGĐ
- Lập báo cáo định kỳ: báo cáo lao động nước ngoài, báo cáo an toàn lao động và các báo cáo bắt buộc khác;
- Thực hiện các thủ tục visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho các cấp quản lý và người nhà của họ;
* Mua hàng và quản lý dịch vụ
- Tiến hành các thủ tục thanh toán đúng thời hạn: máy photocopy, văn phòng phẩm, máy nước uống, vé máy bay, thuê xe, điện thoại, thư từ;
- Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp lâu năm và thường xuyên đánh giá giá cả, chất lượng và dịch vụ sau bán hàng;
- Trực tiếp tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng để mua văn phòng phẩm, thiết bị hoặc các dịch vụ hỗ trợ văn phòng khác;
- Báo cáo chi phí nguyên vật liệu hàng tháng, phân tích nguyên nhân tăng giảm, đề xuất biện pháp đối phó để giảm giá thành;
* Quản lý văn phòng
- Giám sát và tuân theo các vấn đề vệ sinh và an ninh;
- Phối hợp với Lễ tân;
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị sử dụng trong văn phòng, lập báo cáo theo dõi hiện trạng và có giải pháp khắc phục tổn thất, thiệt hại;
- Nhận đơn hàng văn phòng phẩm từ các bộ phận khác, tiến hành đặt hàng theo yêu cầu bộ phận. Kiểm tra chất lượng văn phòng phẩm, đồng thời đảm bảo không để xảy ra tình trạng tồn kho;
- Thực hiện định mức, kiểm soát, quản lý và cung cấp hàng tiêu dùng nội bộ
- Giám sát thiết bị văn phòng phẩm, thiết bị tài sản: PC, máy in, mực in, giấy in, máy nước uống …
* Hỗ trợ các bộ phận khác
- Thực hiện các chuyến công tác cho nhân viên (đặt vé máy bay, khách sạn, visa) theo quy định hiện hành của Công ty;
- Hỗ trợ nhân viên mới: thực hiện dụng cụ, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, trang thiết bị, chỗ ngồi cho nhân viên;
* Các nhiệm vụ khác sẽ do Trưởng phòng Hành chính giao
- Hỗ trợ và hợp tác với các bộ phận khác để đảm bảo kết quả tốt nhất;
- Thời gian làm việc: 8:30- 17:30 từ thứ Hai đến thứ Bảy (nghỉ 02 thứ Bảy/tháng)
- Luôn tuân thủ các quy định, quy trình của công ty, đạo đức kinh doanh và luật hiện hành;
