Quản lý đặt phòng / Reservation Management
• Quản lý đội ngũ nhân viên đặt phòng, giao nhiệm vụ hằng ngày và giám sát quy trình.
Manage reservation staff, assigning daily tasks and ensuring adherence to procedures.
• Theo dõi hệ thống đặt phòng về tình trạng phòng, giá, và lượt đặt.
Monitor reservation systems for availability, rates, and bookings.
• Triển khai chiến lược giá và quản lý phòng để tối ưu doanh thu.
Implement pricing and inventory strategies to maximize revenue.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Conduct regular audits to ensure data accuracy and system integrity.
• Tổ chức họp giao ban hằng ngày với đội ngũ đặt phòng.
Conduct daily briefing for Reservation team.
• Giám sát hoạt động đạt mục tiêu của bộ phận.
To supervise and monitor operation of the department in achieving objectives of the Department.
• Đảm bảo mọi thư từ và giao dịch đặt phòng được xử lý chính xác và đầy đủ.
To assure that all reservations correspondence are handled accurately and sufficiently.
• Đảm bảo nhân viên làm việc đúng giờ, tuân thủ quy định và quy trình khách sạn.
To ensure that all staff reports for duty punctually, following hotel policy and working procedures, as well as emergency procedures.
• Đánh giá, giám sát và đào tạo nhân viên.
Schedules, supervises, and evaluates the work of support staff of reservations agents.
• Đảm bảo hiệu suất cao và dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Ensures high level of productivity, efficiency, and optimal customer service at all times.
Dịch vụ khách hàng / Customer Service
• Trả lời yêu cầu đặt phòng qua điện thoại, email hoặc nền tảng trực tuyến kịp thời và chính xác.
Respond to guest inquiries via phone, email, or online platforms, ensuring timely and accurate responses.
• Xử lý các vấn đề liên quan đến đặt phòng như hủy, sửa đổi hoặc yêu cầu đặc biệt.
Resolve booking- related issues, such as cancellations, modifications, or special requests.
• Ghi nhận sở thích của khách và truyền đạt đến các bộ phận liên quan.
Record guest preferences and ensure they are communicated to relevant departments.
• Thực hiện khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của khách để cải thiện dịch vụ.
Conduct periodic guest satisfaction surveys to identify areas for improvement.
Lãnh đạo đội nhóm / Team Leadership
• Đào tạo và cố vấn cho đội ngũ đặt phòng.
Train and mentor reservation team, providing ongoing guidance and support.
• Đánh giá hiệu quả công việc và phản hồi mang tính xây dựng.
Conduct performance evaluations and provide constructive feedback to team members.
• Tổ chức họp định kỳ để trao đổi mục tiêu, thách thức và kinh nghiệm tốt.
Organize regular team meetings to discuss goals, challenges, and best practices
• Phát triển chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng đội nhóm.
Develop training programs and initiatives to enhance team skills and knowledge.
• Dự báo công suất và doanh thu cho kế hoạch ngắn và dài hạn.
Forecast occupancy and revenue for short- term and long- term planning.
• Đánh giá kết quả hoạt động hàng quý, hàng năm và điều chỉnh chiến lược khi cần.
Conduct quarterly and yearly performance reviews, comparing actual results to targets and adjusting strategies as needed.
• Cập nhật xu hướng công nghệ liên quan đến hệ thống đặt phòng.
Updating technology trends and updates related to reservation systems
• Báo cáo thường xuyên cho Giám đốc khu vực, DOR và các Tổng quản lý (GMs) để hỗ trợ thương lượng giá và phân bổ phòng.
Regularly updates the GMs, regional DOS and Director of Revenue for negotiation of pricing /room allocation of prospective accounts assists with the assessment of business strategies in each of the above segments.
Quản lý công nghệ / Technology Management:
• Theo dõi và cập nhật xu hướng công nghệ trong lĩnh vực đặt phòng.
Stay informed on technology trends and updates related to reservation systems.
• Quản lý phần mềm đặt phòng, đảm bảo cấu hình và tích hợp đúng với các hệ thống khác.
Manage reservation software, ensuring proper configuration and integration with other systems.
• Thực hiện kiểm tra hệ thống định kỳ để đảm bảo an toàn dữ liệu và ổn định vận hành.
Conduct regular system audits and maintenance to ensure data security and system stability.
