Chuyên viên Xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm toàn diện trong việc triển khai các hoạt động xuất nhập khẩu từ tìm kiếm đối tác, xử lý hồ sơ chứng từ, theo dõi giao nhận đến thanh toán và chăm sóc khách hàng. Vị trí này đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và thị trường, đảm bảo dòng hàng hóa lưu chuyển đúng kế hoạch, tuân thủ quy định và tối ưu chi phí.
Tìm kiếm đối tác xuất nhập khẩu:
Duy trì và chăm sóc mối quan hệ với khách hàng, đối tác trong và ngoài nước.
Phân tích, lập kế hoạch và trình duyệt phương án xuất/nhập khẩu theo chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh.
Soạn thảo, ký kết, và theo dõi tiến độ hợp đồng, lịch trình giao hàng, kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa.
Tìm kiếm và đánh giá độ uy tín, năng lực, lịch sử hợp tác của đối tác xuất/nhập khẩu trong và ngoài nước.
Liên hệ, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trước, trong và sau quá trình vận chuyển hàng hóa.
Thực hiện thông quan hàng hóa:
Tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu hồ sơ chứng từ từ nhà cung cấp, đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ.
Xác định và áp mã phân loại hàng hóa (HS code) phù hợp cho các mặt hàng xuất/nhập khẩu.
Lưu trữ, quản lý chứng từ thông quan và hồ sơ pháp lý liên quan đến lô hàng.
Chuẩn bị, hoàn thiện và nộp bộ chứng từ xuất/nhập khẩu: Hợp đồng, hóa đơn, danh sách đóng gói, chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (C/O), vận đơn… theo đúng quy định.
Quản lý chi phí, công nợ:
Theo dõi, cập nhật lịch trình vận chuyển hàng hóa để chủ động sắp xếp giao/nhận hàng, hạn chế phát sinh phí lưu bãi, lưu kho.
Theo dõi và nhắc nhở tiến độ thanh toán công nợ từ phía khách hàng.
Tập hợp chứng từ và lập phiếu thanh toán các khoản phí như vận chuyển, kéo container, lưu kho… cho khách hàng/đối tác.
Tổng hợp, kiểm tra và trình duyệt các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động xuất/nhập khẩu để thanh toán hoặc cấn trừ.
Báo cáo xuất nhập khẩu:
Ghi nhận và báo cáo mức độ hài lòng của khách hàng/đối tác theo từng giao dịch/lô hàng.
Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch xuất nhập khẩu, và đề xuất phương án cải tiến quy trình trình Ban Lãnh đạo.
Theo dõi, phân tích và báo cáo biến động thị trường, xu hướng cung cầu, chính sách xuất nhập khẩu ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
Tổng hợp và báo cáo tiến độ thu hồi công nợ, phân tích nguyên nhân chậm trễ (nếu có).
Công việc khác:
Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo phân công trực tiếp từ cấp quản lý.
Lưu trữ, cập nhật dữ liệu khách hàng, đối tác, đơn hàng và các tình huống xử lý vào hệ thống dữ liệu nội bộ.
Lưu giữ, quản lý hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu theo đúng quy định và thời hạn bảo quản.
