MAIN PURPOSE OF THE JOB:
Responsible for employee compensation and benefits, and internal compliance enforcement. Supports development and application of disciplinary procedures and internal policies in accordance with company and legal regulations.
Phụ trách các mảng liên quan đến lương thưởng; chịu trách nhiệm kiểm soát tuân thủ nội bộ, hỗ trợ xây dựng- áp dụng quy trình kỷ luật – chế tài đúng theo quy định công ty và pháp luật.
I/ EMPLOYEE RECORD & DATABASE MANAGEMENT
Employee Information:
• Kiểm tra, cập nhật Employee Database & Staff record
Check, update Employee Database & Staff records all venues
• Cập nhật Organization Chart hằng tháng:
Monthly update Organization Chart
• Tạo mã vân tay cho nhân viên mới và cung cấp ID cho trưởng bộ phận
Create fingerprint ID for newly hired employees and provide ID info to HODs
• Gửi mail xác nhận nhân viên không còn làm việc cho các trưởng bộ phận
Send email to confirm Employee Official no longer working for all H.O.Ds
Leave Day Management & Resignation
• Kiểm soát, cập nhật , quản lý đơn ngày phép của nhân viên toàn công ty
Control for checking, updating AL / OIL leave for staffs of all venues
• Gửi mail xác nhận thông tin nhân viên nghỉ việc
Send an email if there is any staff resignation for final confirmation
• Làm Quyết định thôi việc và mail trả tờ rời BHXH
Prepare the resignation decision and email social insurance separation form
Probation Evaluation and Contract Renewal:
• Gửi mail đến các trưởng bộ phận xác nhận đánh giá quá trình thử việc, gia hạn hợp đồng để xem xét ký
hợp đồng lao động chính thức, hợp đồng gia hạn.
fficial employment contract or the renewed contract.
Send email to HODs to confirm probation evaluation and contract renewal for consideration of signing the
II/ BENEFITS & REWARDS
Fingerprint & Working Hours
• Kiểm soát hệ thống vân tay – Quản lý giờ làm việc/ chấm công của nhân viên dựa trên roster để đối chiếu với bảng lương.
Fingerprint system management. Check employee’s time sheets/attendance with the roster and reconcile with payroll
• Làm bảng chấm công, tính lương cho toàn hệ thống:
Prepare timesheets, and payroll of all venues:
• Tham gia xây dựng và hoàn thiện chính sách lương, thưởng, đãi ngộ của công ty
Take part in buildup procedure for relevant tasks of total reward segment
Insurance & Tax
• Khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Report increase- decrease in social insurance.
• Chịu trách nhiệm làm hồ sơ thủ tục ốm đau, thai sản, … cho nhân viên
Handle paperwork and procedures for sick leave, maternity leave, for employees
• Gửi mail cho kế toán chi tiết bảng chi tiết báo tăng BHXH và Công đoàn
Send an email to accounting department specific about the increase in Social Insurance
• Đăng ký MST cá nhân; giảm trừ người phụ thuộc cho nhân viên.
Individual Tax Code registration, dependent deductions for employees.
Tính chia TIP và Service Charge cho nhân viên theo quy định
Calculate the distribution of TIP and Service Charge for employees according to SOP
III/ PERFORMANCE APPRAISAL
• Thực hiện ký HĐLĐ chính thức với nhân viên hoàn thành thử việc, gia hạn hợp đồng.
Performing signing Labor Contract with employee passes probation, renewed contract.
• Chuẩn bị thông tin”lịch sử lên lương/vị trí” hỗ trợ appraisal khi có đánh giá thăng tiến hay thay
đổi mức lương. Liên hệ nhân viên lên ký giấy xác nhận thông tin đã được thăng tiến.
promotion or salary change. Contact employees for confirmation
Prepare information on "salary/position history" to support appraisals when there is a
IV/ COMPLIANCE:
Compliance Process & Internal Policy Control
• Monitor and ensure HR processes comply with current labor laws.
• Assist in updating internal regulations and communicating them clearly to employees.
• Coordinate with HR Leader and BOM to build and revise SOPs related to payroll, discipline, leave, attendance, etc. Propose improvements to internal sanction policies to ensure fairness and consistency across the system
Disciplinary Actions & Documentation
Be the focal point for handling employee violations of company rules:
+ Prepare and issue warnings or disciplinary decisions.
+ Maintain and update disciplinary records in the HR system.
+ Collect evidence and draft violation reports.
Ensure all disciplinary procedures follow due process and are signed off by relevant parties.
V/ HR SOFTWARE SYSTEM
• Set up phần mềm nhân sự- cùng HR team leader phối hợp nhà cung cấp phần mềm nhân sự
Setup HR software system- with HR team leader in coordination with HR software provider
1Office triển khai phần mềm nhân sự mảng chấm công , tính lương
VI/ REPORTS:
• Báo cáo tăng- giảm BHXH- Báo tăng: ngày 10 hàng tháng- Báo giảm: ngày 25 hàng tháng
Report increase- decrease in social insurance
• Report cho Kế toán bảng chi tiết báo tăng BHXH và Công đoàn. Ngày 15 hàng tháng:
Send email to Accountant with details of the increase in social insurance and Trade Union.
• Hàng quý tổng hợp gửi Kế toán danh sách nv mới + MST. Người phụ thuộc đăng ký mới.
numbers, and newly registered dependents
Quarterly, compile and send to the accounting dept report list of new employees, their tax identification
• Tổng hợp báo cáo vi phạm nội quy, nghỉ không phép, xử lý kỷ luật hàng tháng gửi BOM.
Monthly reports on policy violations, unapproved leave, and disciplinary actions for BOM.
VII/ OTHERS:
Hỗ trợ các công việc cho bộ phận từ sự phân bổ của HR Leader & BOM
Supporting other tasks if required by HR Leader and Board of BOM
