SCOPE OF WORK/Nội dung công việc:
Administrative task/ Hành chính – Văn phòng:
- Manage the Director’s schedule, including meetings, appointments, and partner engagements; proactively remind and prepare relevant materials in advance.
Quản lý lịch làm việc, lịch họp, lịch gặp đối tác của Giám đốc; chủ động nhắc lịch và chuẩn bị trước các nội dung liên quan.
- Prepare documents, files, correspondence, and official papers for the Director’s meetings and work sessions.
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thư từ, công văn phục vụ cho các cuộc họp, buổi làm việc của Giám đốc.
- Receive, categorize, and systematically archive incoming and outgoing documents.
Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ văn bản đến/đi một cách hệ thống, khoa học.
- Draft, review, and submit administrative documents for approval as required.
Soạn thảo, rà soát và trình ký các tài liệu hành chính theo yêu cầu.
- Support general office administration tasks related to the Director, such as procurement of office supplies, printing, and assistance in organizing meetings and internal events.
Hỗ trợ quản lý, kiểm soát công việc hành chính văn phòng chung liên quan đến Giám đốc (mua sắm văn phòng phẩm, in ấn, hỗ trợ tổ chức cuộc họp, sự kiện nội bộ...).
External Relations & Communication / Đối ngoại – Giao tiếp:
- Act as the communication bridge between the Director and external partners or clients.
Là cầu nối thông tin giữa Giám đốc với đối tác, khách hàng.
- Represent the Director and the company in meetings and discussions with partners and clients when needed.
Đại diện giám đốc và công ty trong các cuộc họp, gặp gỡ và làm việc với đối tác, khách hàng khi cần thiết;
- Assist in establishing and maintaining strong relationships with partners and clients
Hỗ trợ trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác, khách hàng.
- Monitor the quality and effectiveness of existing partnerships and propose improvements when necessary.
Theo dõi chất lượng và hiệu quả của các mối quan hệ đối tác hiện tại, đề xuất cải thiện nếu cần thiết.
- Regularly track and update the status of relationships with each partner/client.
Theo dõi và cập nhật định kỳ mối quan hệ với từng đối tác/khách hàng,
- Coordinate and assist the Director in external meetings, client receptions, and participation in networking or business events.
Sắp xếp và hỗ trợ Giám đốc trong các cuộc gặp, tiếp khách, tham dự sự kiện đối ngoại.
- Coordinate with relevant departments (e.g., Sales, Marketing, etc.) to gather information and prepare content for meetings with partners
Phối hợp với các bộ phận liên quan (Kinh doanh, Marketing,...) để tổng hợp thông tin và chuẩn bị nội dung làm việc với đối tác.
- Take notes and prepare meeting minutes for key working sessions attended with the Director.
Ghi chép và làm biên bản các buổi làm việc quan trọng khi tham gia cùng Giám đốc.
- Follow up with relevant parties and remind them of timelines or deliverables after meetings.
Theo dõi và nhắc nhở các đầu mối liên quan về tiến độ sau các buổi làm việc.
REQUIREMENTS /Yêu cầu công việc:
- Bachelor in Office Administration, Office Secretary, or related fields
Tốt nghiệp cử nhân Quản trị kinh doanh, Thư ký Văn phòng, hoặc những vị trí liên quan.
- 2- 3 years of working experience as a Secretary or similar role.
Có 2- 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký hoặc vị trí tương tự.
- Excellent skills in document drafting, Word, and Excel.
Kỹ năng soạn thảo văn bản, Word, Excel tốt.
- Good skills in managing records, data, planning, and being proactive.
Kỹ năng quản lý hồ sơ, số liệu tốt, lập kế hoạch, chủ động.
- Strong communication skills.
Kĩ năng giao tiếp khéo léo.
- Good organizational and time management skills.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt.
- Professional demeanor and self- confidence.
Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.
** Địa điểm làm việc: 148 Nguyen Dinh Chinh, Phu Nhuan, HCM.
** Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến sáng thứ 7.
