MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm giám sát và điều phối công việc của nhóm hành chính, quản lý các hoạt động hành chính văn phòng, và hỗ trợ Trưởng phòng Hành chính trong việc tối ưu hóa quy trình, chi phí, và cơ sở vật chất.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
Quản lý và điều phối nhóm hành chính
Theo dõi hiệu suất làm việc của nhóm và báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính.
Hỗ trợ đào tạo nhân viên hành chính mới, hướng dẫn quy trình và nâng cao kỹ năng làm việc.
Phân công và giám sát công việc của nhóm hành chính, bảo vệ, đội xe, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ.
Quản lý công việc hành chính văn phòng
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ (họp, teambuilding, hội nghị) và chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất cần thiết.
Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo trì, an ninh) để duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính (hợp đồng, công văn, biên bản) một cách khoa học và bảo mật.
Theo dõi và quản lý tài sản văn phòng (thiết bị, văn phòng phẩm, đồ dùng), đảm bảo cung ứng đầy đủ và tiết kiệm.
Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình hành chính
Tham gia xây dựng và cải tiến quy trình hành chính theo chỉ đạo của Trưởng phòng Hành chính.
Theo dõi chi phí hành chính (văn phòng phẩm, dịch vụ, bảo trì) và đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí.
Hỗ trợ chuẩn bị báo cáo hành chính định kỳ để trình lên Trưởng phòng Hành chính.
Phối hợp liên phòng ban và đối tác
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính để đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ.
Làm việc với các phòng ban nội bộ để hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính liên quan đến hoạt động vận hành và kinh doanh của công ty.
Hỗ trợ Trưởng phòng Hành chính trong các dự án hành chính hoặc báo cáo cho Ban Giám đốc.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Quản lý ngân sách hành chính, tối ưu hóa chi phí và giám sát các hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ.
Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Hành chính tổng hợp.
Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý hành chính để tối ưu hóa quy trình và báo cáo.
Có khả năng xây dựng và triển khai quy trình hành chính, đảm bảo vận hành hiệu quả và tuân thủ các quy định nội bộ.
Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hành chính, trong đó ít nhất 2 năm ở vai trò Trưởng nhóm/Giám sát tại các công ty thương mại, sản xuất, hoặc phân phối có quy mô lớn.
Có kinh nghiệm quản lý cơ sở vật chất, tài sản văn phòng, và các dịch vụ hành chính.
Xử lý đa nhiệm, ưu tiên công việc và đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.
PHÚC LỢI
Khám sức khỏe, Teambuilding, Happy Hour,…
Thưởng các ngày Lễ Tết, Sinh nhật, Hiệu quả kinh doanh,…
12 ngày phép hàng năm, nghỉ các ngày lễ trong năm.
Bảo hiểm sức khỏe cao cấp. Chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Môi trường làm việc giao tiếp quốc tế, chuyên nghiệp, bình đẳng và tôn trọng, có hệ thống đánh giá và công nhận thành quả rõ ràng.
Tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng, nâng cao chuyên môn trong và ngoài Công ty.
Các khóa học Gitiho, Elsa để nâng cao việc học chủ động, trau dồi kĩ năng chuyên môn.
