Admin Executive

Quản trị hành chính văn phòng (50%)

Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng, phương tiện sử dụng chung: Cập nhật mã tài sản, theo dõi bảo trì – sửa chữa định kỳ, lập đề xuất mua sắm (nếu có).
Quản lý cấp phát & đề xuất liên quan: Tài khoản Grab, thẻ taxi Mai Linh, name card, thiết bị, quản lý văn phòng phẩm, đồ dùng chung, đồ ăn nhẹ (pantry), nước uống, và các nhu yếu phẩm khác..
Chịu trách nhiệm theo dõi các đề xuất đi công tác, đảm bảo đề xuất phê duyệt hợp lệ. Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn, các dịch vụ liên quan cho nhân sự nội bộ và quốc tế khi đi công tác.
Chịu trách nhiệm làm việc cùng Ban Quản lý tòa nhà các vấn đề liên quan, các sự cố đến cơ sở vật chất (nếu có). Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp theo tiêu chuẩn 5S và tiện nghi.
Hỗ trợ các dịch vụ chung: Đặt lịch họp, chuẩn bị phòng họp tổ chức các cuộc họp, hội thảo, đào tạo liên quan, chuẩn bị tài liệu, ghi chép biên bản (nếu có).
Hỗ trợ soạn thảo, xây dựng, cập nhật, cải tiến các quy trình vận hành các dịch vụ nội bộ. Theo dõi số công văn, quyết định, tiếp nhận thư từ, công văn… đến – đi tại văn phòng.

Quản lý ngân sách, nhà cung cấp & theo dõi chi phí (30%)

Đối soát, theo dõi bảng kê chi phí định kỳ, đảm bảo tối ưu chi phí như: Chi phí máy bay, khách sạn, thuê văn phòng, văn phòng phẩm, vệ sinh văn phòng, điện thoại, internet, nước uống...
Chịu trách nhiệm lập đề nghị phê duyệt chi phí, tạm ứng, hoàn ứng, đề nghị thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ hợp lệ & đúng thời gian theo quy trình nội bộ.
Hỗ trợ lập ngân sách, báo cáo các chi phí hành chính định kỳ liên quan theo yêu cầu từ Cấp Quản lý.
Đề xuất thay đổi nhà cung cấp khi cần thiết đảm bảo tối ưu chi phí và chất lượng dịch vụ cung cấp.
Chịu trách nhiệm tìm kiếm, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ. Theo dõi hợp đồng cung cấp dịch vụ, tái ký hợp đồng dịch vụ, đánh giá chất lượng định kỳ.

Hỗ trợ các sự kiện & hoạt động gắn kết nội bộ (20%)

Đóng vai trò hỗ trợ kết nối các phòng ban, góp phần thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và trải nghiệm nhân viên tích cực.
Hỗ trợ các thủ tục liên quan cho nhân viên tân tuyển (Thiết kế banner welcome new member/chuẩn bị chỗ ngồi, quà..)
Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ: thiết kế banner/ tiệc chúc mừng sinh nhật, team building, company trip, các dịp lễ Tết….. Hỗ trợ công tác hậu cần các chương trình đào tạo, họp, sự kiện của công ty.
Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp Quản lý.

Kiến thức & Kinh nghiệm chuyên môn:

Tiếng Anh: Giao tiếp & đọc hiểu cơ bản;
1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính văn phòng hoặc vị trí tương đương;
Soạn thảo văn bản & quy trình;
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị Văn phòng, Nhân sự, hoặc các ngành liên quan;
Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint/ Canva, Outlook);

Kỹ năng & Thái độ:

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Chủ động xử lý các tình huống phát sinh văn phòng, phản hồi nội bộ.
Có tư duy dịch vụ (service mindset): Luôn hướng tới việc cải thiện trải nghiệm của nhân viên và cải thiện chất lượng dịch vụ nội bộ.
Kỹ năng tổ chức & quản lý thời gian: Sắp xếp công việc; đúng thời gian, tuân thủ quy trình;
Giao tiếp & phối hợp: Chuyên nghiệp trong giao tiếp; phối hợp hiệu quả với các phòng ban và nhà cung cấp;
Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm;
Thái độ tích cực: Có tinh thần trách nhiệm, trung thực, chủ động, linh hoạt trong xử lý công việc.
Tư duy cải tiến, đổi mới, học tập liên tục: Luôn tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc;
Cẩn thận, gắn bó & hòa đồng: Cẩn thận trong công việc, có tinh thần hỗ trợ, hòa đồng và gắn kết với văn hóa nội bộ.

Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Nghỉ phép năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-03-03 01:15:02